Success Story

Umsetzung einer integrierten BI-Lösung zur Kalkulation von Angeboten für Windparks mittels SAP NetWeaver BW-IP für ein mittelständisches Unternehmen

Innovative Unterstützung der Angebotskalkulation für Windparks durch eine integrierte Planungslösung auf Basis von SAP NetWeaver und BW Integrierter Planung.

Einheitliche Basisinformationen und Berechnungslogiken, Kalkulationen in unterschiedlichen Währungen und Versionierungsmöglichkeiten in Verbindung mit dynamisch konfigurierbaren Bearbeitungsschritten stellen wesentliche Eckdaten von Angebotserstellungsprozessen in größeren mittelständischen Unternehmen dar. Komplexe Anforderungen müssen abgebildet werden, flexibel anpassbar sein, auf unterschiedliche Kunden ausgerichtet und weltweit für diverse Märkte zum Einsatz kommen. Darüber hinaus müssen die erfassten Daten ohne großen Zeitaufwand zentral auswertbar und in unterschiedlichen Detaillierungsgraden und Tools bereitgestellt werden können. Hierbei kommt einem optimalen Zusammenspiel aus dezentraler Erfassung und zentraler Datenhaltung, -kalkulation und -auswertung erhöhte Bedeutung zu.

Zur Abbildung dieser Anforderungen wurde eine systemtechnisch vollständig integrierte Lösung umgesetzt, die auf dem SAP NetWeaver BW und der SAP NetWeaver BW-IP (Integrierten Planung) basiert.

Problemstellung

Als Grundlage standen unterschiedlichste Kalkulationen auf Basis von MS Excel zur Verfügung. Templates für die Kalkulationen wurden mit entsprechend hinterlegten Stammdaten und Währungskursen in regelmäßigen Abständen von einer zentralen Stelle bereitgestellt.

Der Austausch von Stammdaten sowie Basisdaten zu Kosten und Preisen einzelner Komponenten wurde über Bereitstellung von neuen Templates abgebildet.

Alte Kalkulationen wurden mittels aufwändiger und fehleranfälliger Copy&Paste-Aktivitäten in das neue Template übertragen. Eine Versionierung konnte nur durch ein Kopieren der Excelarbeitsmappen vorgenommen werden. Ein paralleles Arbeiten an einer Kalkulation durch unterschiedliche Personen war nicht möglich.

Zentrale Auswertungen wurden erzeugt, in dem die unterschiedlichen Kalulationen mit viel manuellem Aufwand in zentrale Arbeitsmappen kopiert wurden und dort mit (fehleranfälligen) Excelfunktionen zu zentralen Auswertungen verlinkt wurden.

Darüber hinaus wurden halbmanuell Auswertungen in Powerpoint übertragen und in grafischer Form aufbereitet.

Hierdurch ergaben sich im Wesentlichen die folgenden Schwachstellen:

• fehlende durchgängige Stammdatenhaltung
• uneinheitliche Berechnungslogiken in den weltweiten Projekten und Insellösungen
• Anwachsen manueller Tätigkeiten (z.B. für Grundbefüllung des Kalkulationsfrontends, Verteilung, Zusammenführung der Ergebnisse)
• fehlende Historisierung und Aufbereitung der Altdaten für Mehrjahresvergleiche und Analysen
• unzureichende Simulationsmöglichkeiten aufgrund fehlender Versionierungsansätze
• mangelhafte Interaktion der einzelnen Kalkulationsprozesse

Die Komponenten der Angebotserstellung stellten sich innerhalb der Excel-Arbeitsmappen wie folgt dar:

• Haltung der zentralen Parameter sowie Kosten- und Preisinformationen auf versteckten Excel-Reitern
• Kalkulationen zu ca. 10 Detailaspekten der Gesamtkalkulation auf separaten Reitern
• Zusammenführen der aggregierten Daten der Teilkalulationen auf einem separaten zentralen Auswertungssheet (inkl. Verlinkung über diverse SVerweise)

Anforderungen

Neben der Behebung der oben aufgeführten Schwachstellen gab es folgende weitere Ziele im Rahmen des Projekts:

• Bereitstellung einer einheitlichen integrierten und durchgängigen Kalkulationslösung
• Durchgängige Nutzung der zentralen Datenhaltung im SAP Netweaver BW
• Bereitstellung einer Datenbasis für eine automatisierte Angebotserstellung ( Word-Dokumente ) in einer ersten Ausbaustufe
• Zentrale Bereitstellung der Ergebnisse der Kalkulationen für das Reporting inklusive der Abbildung einer durchgängigen Berechtigungssteuerung
• Einbau funktionaler Erweiterungen (Abbildung von Teilparks, Einbau von Detailkalkulationen zu neuen Themenblöcken, Hochladen von Daten mittels csv-Schnittstelle)

Hierbei sollte ein optimaler Konsens gefunden werden zwischen den in den derzeit existierenden Lösungen vorhandenen Freiheiten und Komfortfunktionen für den Anwender sowie der Vereinheitlichung des Kalkulationsprozesses im Gesamtkontext.

Die IT-Abteilung verlangte darüber hinaus nach einer Lösung, die sich strikt an der firmeninternen IT-Strategie mit SAP als Basistechnologie für alle Business Applikationen orientieren sollte. Alle Analyse- und Datenerfassungslösungen müssen dabei auf der SAP NetWeaver BW / BI Plattform abgebildet werden. Die Anzahl der Schnittstellen sollte möglichst gering gehalten und die Nutzungsmöglichkeit des vorhandenden internen SAP IT- Knowhows gewährleistet werden. Neben den technologischen Anforderungen wurde als Entwicklungsziel vereinbart, dass die neue Lösung möglichst lizenzkostenneutral sein sollte. Die Anwendung musste so konfiguriert sein, dass sie ohne Investitionen in neue Hardware und Software auskommt und dauerhaft einsatzfähig ist.

Lösungsansatz

Aufgrund der oben skizzierten Anforderungen entschieden wir uns für eine webbasierte Lösung auf Basis der Integrierten Planung des SAP NetWeaver BW. Da bereits früh absehbar war, dass nicht sämtliche Anforderungen im Standardumfang des BW-IP umsetzbar waren, wurde bereits zeitig konzeptionell berücksichtigt, dass fehlende Komponenten im Rahmen des SAP-Technologiestandards ergänzt, optimiert bzw. entwickelt werden mussten.

Für die gesamte Datenhaltung aller Stamm-, Bewegungs- und Steuerungsdaten wird im Rahmen der Angebotskalkulation auf den Standardobjekten des SAP NetWeaver BW aufgesetzt.

Realisiert wurden die Erweiterungen der Logik der Planungsanwendungen per SAP ABAP und folgt damit dem SAP Technologiestandard. Anpassungen der Frontends der Kalkulationslösung wurden ergänzend mit JavaScript umgesetzt. Das Reporting erfolgt auf Basis von Bex Queries mittels BO-Tools (Web Intelligence, BO Analysis, etc.)

Nutzen

Als Ergebnis liegt eine integrierte BI-Lösung zur Kalkulation und Konfiguration von Windparks vor, die in den Gesamtprozess eingebettet sind und diesen durchgängig abbilden.
Die beabsichtigte Optimierung ist eingetreten.

• Abbildung eines einheitlichen Kalkulationsprozesses über alle Projekte
• Nutzung einer einheitlichen Datenbasis
• Bereitstellung der Ergebnisse der Kalkulationen zu Reportingzwecken
• Abbildung von Versionierungs- und Archivierungslogiken
• Optimierung des Prozesses durch DV-Entwicklungen im Rahmen des SAP Technologiestandards (Kommentierung, Stammdatenpflege, etc.)

Fazit

Es wurde eine flexible und innovative Lösung gefunden, die die Zielvorgaben des Anforderungskatalogs erfüllt. Sie basiert im Wesentlichen auf SAP Standardtechnologien im Bereich Business Intelligence in Verbindung mit Erweiterungsentwicklungen im SAP Technologiestandard.