Success Story

Jahresbudgetplanung und rollierende Planung mittels SAP NetWeaver BW-IP zur Produktplanung eines mittelständisches Unternehmen

Aufbau einer Jahresbudgetplanung und rollierenden Planung für Produkte eines weltweit tätigen mittelständischen Unternehmens mittels einer Planungsanwendung auf Basis von SAP Netweaver BW und BW-Integrierter Planung

Eine durchgängige und toolunterstützte Planung bildet eine wesentliche Grundlage für einen effizienten Produktionsprozess in mittelständischen Unternehmen.

Zur Abbildung der Anforderungen wurde eine systemtechnisch vollständig integrierte Lösung umgesetzt, die auf dem SAP NetWeaver BW und SAP NetWeaver BW-IP (Integrierte Planung) basiert.

Problemstellung

Als Ausgangslage für die abzubildenden Anforderungen existierte im Unternehmen bereits eine Planungsanwendung auf Basis von SAP BW-Integrierter Planung, mit deren Hilfe aufbauend auf zentral hinterlegten Preisen Mengen und Umsätze zu Produkten und Zubehörteilen eines zentral verfügbaren Produktkatalogs geplant werden konnten.

Diese Altanwendung bestand sowohl aus einer Komponente für die Jahresbudgetplanung, die einmal im Jahr für die Budgetierung zum Einsatz kam, als auch aus einer Rollierungskomponente, die monatlich zu Einsatz kommen sollte. Die Datenhaltung der Anwendung basierte auf dem SAP Netweaver BW, die eigentliche Anwendung stand den Anwendern in Form von  webbasierten WAD-Templates zur Verfügung.

Die fehlende Akzeptanz und somit die fehlende Bereitschaft der Anwender, die Planungskomponente durchgängig zu nutzen, war im Wesentlichen durch eine nicht akzeptable Performance begründet.

Darüber hinaus hatte die Anwendung folgende Schwachstellen:

• Nutzung einer nicht durchgängig konsistenten Datenbasis
• Fehlende  durchgängige Integration in das Reporting
• Fehlende Möglichkeit im Rahmen des Planungsprozesses neue Materialien automatisiert mit in die Planung zu übernehmen

Anforderungen

Neben der Behebung der oben aufgeführten Schwachstellen gab es folgende weitere Funktionen, die im Rahmen des Projekts umgesetzt werden sollten:

• Vorbelegung der Planwerte auf Basis von gemittelten Vergangenheitswerten
• Einbau länderspezifischer Besonderheiten je nach Art des Quellsystems für die Istdaten (SAP R/3, Navision)
• Durchgängige Abbildung einer Freigabe- und Monitoringlösung für den Planungsprozess
• Durchgängige Abbildung einer Berechtigungssteuerung
• Einbau bestimmter Komfortfunktionen (Copy&Paste, Stammdatenpflege, Löschprotokollierung, Planungsabschluss etc.)

Die IT-Abteilung verlangte darüber hinaus nach einer Lösung, die sich strikt an der firmeninternen IT-Strategie mit SAP als Basistechnologie für alle Business Applikationen orientieren sollte und darüber hinaus einen hohen Anspruch an eine einfache Wartbarkeit erfüllt. Alle Analyse- und Datenerfassungslösungen müssen dabei auf der SAP NetWeaver BW / BI Plattform abgebildet werden. Die Anzahl der Schnittstellen sollte möglichst gering gehalten und die Nutzungsmöglichkeit des vorhandenden internen SAP IT- Knowhows gewährleistet werden.

Lösungsansatz

Aufgrund der oben skizzierten Anforderungen entschieden wir uns weiterhin für eine webbasierte Lösung auf Basis der Integrierten Planung des SAP NetWeaver BW.

Es wurde dabei darauf verzichtet, die bestehende Planungslösung zu optimieren, sondern stattdessen wurde eine vollständig neue Planungsanwendung aufgesetzt inkl. neuer Datenanbindung, neuen Datentöpfen, neuen Namensräumen, etc.

Für die gesamte Datenhaltung aller Stamm-, Bewegungs- und Steuerungsdaten wird weiterhin auf den Standardobjekten des SAP NetWeaver BW aufgesetzt.

Das Frontend wurde mittels Web-Templates des Web Application Designers bereitgestellt ergänzt um einige JavaScript-Komponenten, die zur Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit integriert wurden.

Die Basisdaten, die in die Jahresplanung einfließen, werden aus den gemittelten Planwerten der rollierenden Planung sowie Ist-Daten des aktuellen Jahres und des Vorjahres ermittelt.

Aufbauend auf diesen Daten sowie zentral eingegebener Gesamtbudgetvorgaben erfolgt eine Vorbelegung für die Jahresplanung und die Rollierung.

Neue Produkte, die in den Planungsprozess mit integriert werden sollen, werden je nach Quellsystem entweder im Rahmen eines nächtlichen Ladelaufs direkt in den Plancube übertragen oder können durch den Endanwender mittels eines spezielles Customizings zur Nutzung freigeschaltet werden.

Es wurden zwei separate Frontends für die Bereiche „Jahresbudgetplanung“ und „Rollierende Planung“ mittels BEx Queries und Web Application Designer Templates umgesetzt, die jedoch im Handling ähnlich aufgebaut sind, so dass der Einarbeitungsaufwand in die beiden neuen Anwendungen möglichst gering bleibt.

In den implementierten Planungsmasken trägt der Anwender seine Daten ein und gibt die Planung nach Fertigstellung frei, was zu einer Freigabe für das Reporting führt.

Über eine entsprechende Monitoringkomponente hat das zentrale Controlling jeweils Überblick über den aktuellen Stand der Planung und kann jeweils online sehen, welche Gesellschaft ihre Planung bereits abgeschlossen hat und welche Planungen noch in Arbeit sind.

Ergänzend werden diverse Funktionen zur Verfügung gestellt, die das Arbeiten mit den Daten vereinfachen, wie z.B.

• Umbewertung von Mengen und Preisen mit bestimmter mit fixen Faktoren
• Erfassung neuer Stammdaten für Folgemonate
• Übernahmefunktion zur Erstellung neuer Rollierungsversionen
• Nachtläufe zur Datenbereinigung, Datenaggregation und Performanceoptimierung
• Copy&Paste im Web zum Kopieren von Datenblöcken

Nutzen

Als Ergebnis liegt eine integrierte Planungsanwendung  mit den beiden Modulen „Jahresbudgetplanung“ und „Rollierende Planung“ vor.

Die beabsichtigte Optimierung, insbesondere mit Blick auf eine akzeptable Performance, ist eingetreten.

Nutzen im Detail:

• Abbildung eines einheitlichen Planungs- und Auswertungsprozesses über alle Gesellschaften
• Vereinheitlichung und Harmonisierung der Datenbasis durch Implementierung einheitlicher Ableitungsregeln im Frontend und im Backend
• Optimierung der Datenbereitstellung
• Berücksichigung gesellschaftspezifischer bzw. quellsystemspezifischer Einflussfaktoren und -parameter
• Bereitstellung der Ergebnisse zu Reportingzwecken
• Optimierung des Prozesses durch DV-Entwicklungen im Rahmen des SAP Technologiestandards (Copy&Paste, Stammdatenerfassung, Nachtlauf)

Fazit

Es wurde eine flexible und innovative Lösung gefunden, die die Zielvorgaben des Anforderungskatalogs erfüllt. Sie basiert auf SAP Standardtechnologien im Bereich Business Intelligence in Verbindung mit Erweiterungsentwicklungen im SAP Technologiestandard.