Success Story

Abbildung integrierter Planungsprozesse mittels SAP® NetWeaver BW-IP

Innovative Unterstützung der Jahresplanung durch eine integrierte Planungslösung auf Basis SAP NetWeaver BW IP

Planungsprozesse in größeren mittelständischen Unternehmen sind dadurch gekennzeichnet, dass sie komplexe Anforderungen abbilden müssen, flexibel anpassbar sein sollen, auf unterschiedliche Anwendergruppen ausgerichtet sind und weltweit für diverse Märkte zum Einsatz kommen. Darüber hinaus zeichnen sie sich dadurch aus, dass je nach Fokus der jeweiligen Planung unterschiedliche Detaillierungsgrade und Planungshorizonte abzubilden sind. Hierbei kommt einem optimalen Zusammenspiel aus dezentraler Planung und zentraler Datenhaltung und –auswertung erhöhte Bedeutung zu.

Zur Abbildung dieser Anforderungen wurde eine systemtechnisch vollständig integrierte Lösung umgesetzt, die auf dem SAP® NetWeaver BW und der SAP NetWeaver BW-IP (Integrierten Planung) basiert.

Problemstellung

Basis für die unterschiedlichen Szenarien der jährlichen Planungen bilden zentral verfügbare Stammdaten für die einzelnen zu beplanenden Gesellschaften sowie thematisch abzubildenden Produkte einer Produkthierarchie.

Historisch gewachsen kamen für die einzelnen Aspekte der Jahresplanung unterschiedliche Tools und Frontends zum Einsatz, die jeweils für sich auf den Aspekt der Teillösung ausgerichtet waren, jedoch integrative Ansätze nicht ausreichend berücksichtigten.

Diese Teillösungen bezogen ihre Basisdaten aus dem SAP NetWeaver BW, unterschiedlichen Drittsystemen sowie zumeist Excel-basierten Insellösungen.

Die jeweiligen Frontends wurden über unterschiedliche Mechanismen manuell oder teilautomatisiert mit Basisdaten bestückt.

Hierdurch ergaben sich im Wesentlichen die folgenden Schwachstellen:

• fehlende durchgängige Stammdatenhaltung
• Einsatz einer Vielzahl unterschiedlicher Tools im Rahmen der Planungsprozesse
• uneinheitliche Berechnungslogiken in den weltweiten Standorten und Insellösungen
• Anwachsen manueller Tätigkeiten (z.B. für Grundbefüllung der Planungsfrontends, Verteilung, Zusammenführung der Ergebnisse)
• fehlende Historisierung und Aufbereitung der Altdaten für Mehrjahresvergleiche und Analysen
• unzureichende Simulationsmöglichkeiten aufgrund fehlender Versionierungsansätze
• kein optimales paralleles Arbeiten im Rahmen des Planungsprozesses
• durchgängige Berechtigungssteuerung teilweise nur durch ergänzende manuelle Tätigkeiten möglich
• mangelhafte Interaktion der einzelnen Planungsprozesse

Die Komponenten der Jahresplanung stellten sich wie folgt dar:

Planung mit mittelfristiger Ausrichtung:

• dezentrale Abbildung der Planungsfunktionen mittels Excel
• halbautomatisierte Übertragung der Ergebnisse nach Powerpoint

Planung für Deckungsbeiträge:

• Absatzplanung in einem Drittsystem
• Durchführung der Deckungsbeitragsrechnung in einer unzureichend an neue Bedürfnisse anpassbaren Individualentwicklung

Planungszusammenstellung mit Plandaten unterschiedlicher Horizonte und Teilbereiche:

• manuelle Erfassung von Daten in Excelformularen
• halbautomatische Übertragung der Ergebnisse in eine Powerpointpräsentation

Prozessintegration:

• manuelle Befüllung von Excelsheets als Basis für die Planung
• Excelbasierte Erfassung von Zielwerten zu Absatz, Umsatz, Kosten sowie Ergebnis vor Steuern
• manuelle Zusammenführung der Daten

Anforderungen

Neben der Behebung der oben aufgeführten Schwachstellen gab es folgende weitere Ziele im Rahmen des Projekts:

• Bereitstellung einer einheitlichen integrierten und durchgängigen Planungslösung
• Durchgängige Nutzung der zentralen Datenhaltung im SAP Netweaver BW
• Integration der Daten aus unterschiedlichen Planungsszenarien
• Zentrale Bereitstellung der Ergebnisse der Planung für das Reporting inklusive der Abbildung einer durchgängigen Berechtigungssteuerung

Hierbei sollte ein optimaler Konsens gefunden werden zwischen den in den derzeit existierenden Lösungen vorhandenen Freiheiten und Komfortfunktionen für den Anwender sowie der Vereinheitlichung des Planungsprozesses im Gesamtkontext.

Die IT-Abteilung verlangte darüber hinaus nach einer Lösung, die sich strikt an der firmeninternen IT-Strategie mit SAP als Basistechnologie für alle Business Applikationen orientieren sollte. Alle Analyse- und Datenerfassungslösungen müssen dabei auf der SAP NetWeaver BW / BI Plattform abgebildet werden. Die Anzahl der Schnittstellen sollte möglichst gering gehalten und die Nutzungsmöglichkeit des vorhandenden internen SAP IT- Knowhows gewährleistet werden. Neben den technologischen Anforderungen wurde als Entwicklungsziel vereinbart, dass die neue Lösung möglichst lizenzkostenneutral sein sollte. Die Anwendung musste so konfiguriert sein, dass sie ohne Investitionen in neue Hardware und Software auskommt und dauerhaft einsatzfähig ist.

Lösungsansatz

Aufgrund der oben skizzierten Anforderungen entschied man sich für eine im Wesentlichen webbasierte Lösung auf Basis der Integrierten Planung des SAP NetWeaver BW. Da bereits früh absehbar war, dass nicht sämtliche Anforderungen im Standardumfang des BW-IP umsetzbar waren, wurde bereits zeitig konzeptionell berücksichtigt, dass fehlende Komponenten im Rahmen des SAP-Technologiestandards ergänzt, optimiert bzw. entwickelt werden mussten.

Für die gesamte Datenhaltung aller Stamm-, Bewegungs- und Steuerungsdaten wird in der Jahresplanung auf den Standardobjekte des SAP® NetWeaver BW aufgesetzt.

Realisiert wurden die Erweiterungen der Logik der Planungsanwendungen per SAP ABAP und SAP BSP und folgt damit dem SAP Technologiestandard. Anpassungen der Frontends der Jahresplanung wurden ergänzend mit JavaScript in Kombination mit OpenSource-Bibliotheken umgesetzt. Weitere notwendige Features wie beispielsweise die Datenextraktion als Basis für die Excel-Planungspakete bzw. das Einlesen von Daten aus Fremdsystemen wurden als WebServices bereitgestellt und transparent in die Gesamtlösung integriert.

Die einzelnen Teilplanungslösungen beinhalten hierbei die folgenden Bestandteile.

Planung mit mittelfristiger Ausrichtung:

• Bereitstellung von Daten aus Vorperioden als Basis für die Planung
• Erfassungskomponenten für die neuen Planwerte auf Basis von SAP NetWeaver BW IP
• Bereitstellung von Komfortfunktionen zur Optimierung des Planungsprozesses (Versionierung, Kopierfunktionen, Anwendung von Verteilfunktionen sowie Ermitteln und Anwenden von Wachstumsraten)
• Simulationsfunktionen

Planung der Deckungsbeiträge:

• Bereitstellung der Ist-Daten von Vorperioden als Basis für die Planung
• Bereitstellung von Basisdaten, die in die Deckungsbeitragsrechnung einfließen (Einkaufspreise, Verkaufspreise, Lieferkonditionen, Garnituren)
• Erfassungsfunktionen für die Plandaten sowie weitere Parameter der DB-Planung
• Bereitstellung von Komfortfunktionen zur Optimierung des Planungsprozesses (Versionierung, Kopierfunktionen, Anwendung von Verteilfunktionen und Umbewertungsfaktoren)

Planungszusammenstellung mit Plandaten unterschiedlicher Horizonte und Teilbereiche:

• Nutzung zentraler Datenbestände als Planungsbasis
• Übertragung der Datenbestände des SAP NetWeaver BW in vorbereitete Excel-Planungssheets
• Durchführung der eigentlichen Planung in Excel und somit Nutzung der dort gewohnten Funktionalitäten und Freiheiten
• Validierung  und automatisierte Übertragung der Daten ins SAP NetWeaver BW
• Bereitstellung der Excel-Daten für einheitliches Reporting im SAP NetWeaver BW

Prozessintegration

• Bereitstellung von Daten aus Vorperioden als Basis für die Planung
• Gesellschaftsbezogene Erfassung von Zielwerten für finanzwirtschaftliche Kennzahlen bezogen auf unterschiedliche Bereiche der Produkthierarchie
• Automatisierte Berechnung von Wachstumsraten und Vorschlagswerten für die Planung
• Bereitstellung der erfassten Daten zu Reporting- und Analysezwecken

Teillösungsübergreifend wurden folgende Funktionen und Optimierung zur Verfügung gestellt:

• Copy and Paste in Webformularen
• Kommentierungen der Planung
• Stammdatenpflege
• Ladefunktionen für Daten aus Fremdsystemen
• Abbildung einer durchgängigen Berechtigungssteuerung

Nutzen

Als Ergebnis liegen vier integrierte Planungslösungen mit unterschiedlichem Fokus vor, die in den Gesamtprozess der jährlichen Planung eingebettet sind und diesen durchgängig abbilden.

Die beabsichtigte Optimierung ist eingetreten.

• Abbildung eines einheitlichen Planungsprozesses über alle Gesellschaften
• Optimierung der Planungsdurchführung
• Nutzung einer einheitlichen Datenbasis
• Bereitstellung der Ergebnisse der Planung zu Reportingzwecken
• Abbildung von Versionierungs- und Archivierungslogiken
• Optimierung des Planungsprozesses durch DV-Entwicklungen im Rahmen des SAP Technologiestandards (Copy & Paste, Kommentierung, ,…)

Fazit

Es wurde eine flexible und innovative Lösung gefunden, die die Zielvorgaben des Anforderungskatalogs erfüllt. Sie basiert im Wesentlichen auf SAP Standardtechnologien im Bereich Business Intelligence in Verbindung mit Erweiterungsentwicklungen im SAP Technologiestandard.