Success Story

Etablierung eines Lean BICC für einen weltweit führenden Windanlagenhersteller

Entwicklung erfolgreicher BI-Organisationen mit dem ABRACON-Vorgehensmodell

Einführung, Betrieb, Weiterentwicklung und Pflege von beliebigen Planungs- und Reportinglösungen sowie Analytischen Applikationen lassen sich durch die Festlegung eines strategischen Business Intelligence Rahmens deutlich vereinfachen und signifikant optimieren. Durch die im Kontext einer BI-Strategie formulierten unternehmensweit und verbindlich einzusetzenden Architekturen, Systeme, Werkzeuge, Prozesse und auch organisatorischen Regularien wird ein Handlungsrahmen geschaffen, der nachweislich Umsetzungszeiträume verkürzt, Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definiert und allgemeine Standards schafft.

Eine wesentliche Rolle im Rahmen einer BI-Strategie spielt dabei eine auf das jeweilige Unternehmen angepasste BI-Organisation. Diese legt die Basis für jegliche Abstimmungs- sowie Implementierungsprozesse und sichert damit eine strukturierte Weiterentwicklung und den geordneten Betrieb aller Planungs- und Berichtsprozesse eines Unternehmens.

Ausgangssituation und Problemstellung

Mit Intensivierung und massiver Erweiterung der Nutzung analytischer Systeme war eine Neuausrichtung der unternehmensweiten BI Strategie nötig, um alle relevanten Aspekte in Sinne von BI-Architekturen, -Werkzeugen, -Prozessen und natürlich auch der BI-Organisationen für das Unternehmen nutzbringend zu gestalten. Zu diesem Zweck wurde ein BI-Strategieprojekt initiiert, welches unter anderem eine für das Unternehmen passende BI-Organisation zum Ziel hatte. Die zum Projektstart aktive IT-Organisation sah lediglich eine interne Ressource für den Betrieb und die Weiterentwicklung der BI-Aktivitäten vor. Entsprechende Vorgehensweisen, Prozesse oder Vorgaben waren naturgemäß noch nicht implementiert. Gleichwohl waren erste analytische Systeme auf Basis von SAP BW erfolgreich im produktiven Einsatz und die Nachfrage durch die Fachbereiche stieg, so dass eine adäquate BI-Organisation dringend benötigt wurde. Diese sollte zu Beginn mit überschaubaren Ressourcen betrieben werden und mit wachsender Nutzung der Systeme beherrschbar wachsen. Um diesen Anforderungen zu genügen, wurde ein Lean BICC Konzept entwickelt und eingeführt.

Die allgemeinen Kernaufgaben eines BICC galt es hier im kundenindividuellen Konzept ebenso zu erfüllen:

• Aufsetzen und Durchsetzen der BI Strategie
• Etablierung formaler BI Prozesse
• Festlegung der BI Architekturen i.S.v. Technologien, Tools, Daten
• Festlegung allgemeiner Definitionen i.S.v. Kennzahlen und Dimensionen
• Interne Projektberatung

Die allgemeinen Nutzenpotentiale eines BICC sollten ebenso geschöpft werden:

• Ausrichtung der gesamten BI Landschaft auf die BI Strategie
• Standardisierung und Homogenisierung von Methoden, Definitionen, Technologien und Tools
• Abschaffung der Schatten-BI
• Optimierung von Projektlaufzeiten, deren Kosten und Qualität
• Zentralisierung, Aufbau und Konservierung von BI Wissen

Vorgehensweise

Im Rahmen der BI-Organisationsentwicklung wurde in mehreren aufeinander folgenden Stufen vorgegangen. Zunächst fand anhand von Dokumenten und Interviews eine Aufnahme, Sichtung, Dokumentation und Analyse der aktuell implementierten IT- und der darin eingeschlossenen BI-Organisation statt. Im nächsten Schritt wurden gemeinsam mit dem Kunden in Form eines Workshops die Anforderungen und Ziele der neuen BI-Organisation erarbeitet. Allgemeine Aufgaben, Organisationsformen, Verantwortlichkeiten und Nutzen eines BI Competence Centers wurden in diesem Zuge umfassend dargestellt und erläutert. Auf der Basis der kundenseitigen Anforderungen ist dann ein angepasstes BICC Konzept (Lean BICC) konzipiert, vorgestellt, intensiv diskutiert und abschließend verabschiedet und im Nachgang schrittweise implementiert worden.

Erreichte Ziele

Im Endergebnis wurde die Organisation eines Lean BICC geschaffen, welches im ersten Schritt mit den Rollen „BI Leiter“ und „BI Architekt“ in Personalunion ausgestattet wurde. Der BI-Experte arbeitete in der ersten Phase in einer virtuellen Organisation projektorientiert mit den jeweiligen Fachbereichen zusammen. Die Vertreter der Fachbereiche und der BI Leiter/Architekt bildeten demnach zu Beginn das BICC.

Anschließend wurden weitere BI Mitarbeiter etabliert, so dass eine Rollenteilung seitens der IT in die klassischen Rollen „BI Leiter“, „BI Architekt“ sowie mehrere „BI Entwickler“ (i.S.v. Modeller und Reporter) mit fachspezifischem Bezug im Laufe der Zeit und bei steigender BI Nutzung erfolgte.

Abschließend ließ sich bilanzieren, dass eine exakt für das Unternehmen passende, beherrschbare und einfach skalierbare BI-Organisation gefunden und eingeführt wurde, die alle kundenseitigen Anforderungen abdeckte und die gewünschten Nutzeneffekte erzielen konnte.