Anforderungsmanagement

Das Fundament und damit die Basis aller BI-Entscheidungen sollten einzig und allein die Anforderungen der BI-Nutzer in den Fachbereichen der Unternehmen sein, unabhängig ob deren Bedürfnisse Auswirkungen auf die Strategie, auf die Architektur, auf Prozesse oder auf bestimmte Technologien nach sich ziehen. BI hat seine Berechtigung ausschließlich in der Entscheidungsunterstützung im gesamten Unternehmenskontext über aller Hierarchieebenen und unternehmerischen Prozesse hinweg und stellt damit letztlich nur eine unterstützende Funktion dar – allerdings mit extrem hoher Relevanz für den wirtschaftlichen Erfolg der Unternehmen – und darf keinen Selbstzweck verfolgen. Ausgehend von den konsolidierten Anforderungen der Endanwender lassen sich alle zweckmäßigen und relevanten BI-Gestaltungselemente unternehmensindividuell ableiten. Aus diesem Grund hat die systematische Erhebung der Anforderungen im Rahmen von BI-Strategieinitiativen sowie im Zuge der Umsetzung operativer BI-Projekte eine eminent wichtige Bedeutung und entscheidet maßgeblich über den Erfolg oder Misserfolg der jeweiligen Maßnahme.

Das BI-Anforderungsmanagement wird somit zu einer anspruchsvollen und herausfordernden Aufgabenstellung, die sich allerdings durch ein systematisches Vorgehen unter Verwendung einfacher und strukturierter Methoden erfolgreich bewältigen lässt.

Methodik

Gemäß unserem Vorgehensmodell für BI-Strategieinitiativen kommen im Wesentlichen drei Methoden zum Einsatz, die sinnvoll und kundenspezifisch bzw. projektindividuell in Bezug auf deren Anzahl und Frequenz miteinander kombiniert werden und dabei in zeitlicher Hinsicht aufeinander aufbauen:

  • Interviews
    Zentrales Mittel zur Ermittlung von Endanwenderanforderungen sind strukturierte Interviews. Diese werden in der Regel als Einzelgespräche geführt, im Besonderen wenn Managementebenen und Top-Entscheidungsträger befragt werden sollen. Unter bestimmten Bedingungen können auch Interviews mit mehreren Personen durchgeführt werden, wobei in diesem Fall die Gruppendynamik, bestimmtes Rollenverhalten oder auch besondere Charaktereigenschaften der Befragten zu beachten sind. Es empfiehlt sich grundsätzlich, bei der Interviewdurchführung seitens der Interviewer mit mindestens zwei Personen anzutreten, wobei ein proaktiver Moderator das Interview führt und ein weiterer die Dokumentation der Antworten zur Aufgabe hat. Zeitlich ausreichend vor den Interviews sollte man den Interviewpartnern die Möglichkeit geben, sich Gedanken über die Fragestellungen zu machen, so dass sich hier eine Vorabinformationen inklusive Bereitstellung der Fragen bewährt hat.
  • Workshops
    Im Vergleich zu Einzel- oder Gruppeninterviews werden im Rahmen von Workshops gleichzeitig mehrere Personen befragt. Diese Form der Anforderungserhebung profitiert naturgemäß von Interaktion, Kommunikation und gemeinsamer Aufgabenbearbeitung im Team. Hier ist allerdings besonders auf Effekte durch die Rollenzugehörigkeiten, Hierarchien und besondere Charaktereigenschaften der Teilnehmer zu achten. Die Anzahl der Workshopteilnehmer ist ebenso umsichtig zu dimensionieren. Auch im Kontext der Workshops ist die Vorabinformation zur Vorbereitung und Reflexion der Fragestellung vorzusehen.
  • Fragebögen
    Zur Strukturierung und didaktischen bzw. dramaturgischen Ablaufsteuerung setzen wir auf Fragebogentemplates, die für den jeweiligen Projektfokus zusammengestellt werden. Dabei werden offene und geschlossene Fragetechniken eingesetzt, die es erlauben, neben detaillierten und spezifischen Sachverhalten, die eine spätere analytisch Ableitung von BI-Strukturen ermöglichen, auch vage Wünsche und Visionen der Befragten zu erheben.

Ablauf

Unter Verwendung der zuvor dargestellten Methodik verfolgen wir im Rahmen von Projekten zur BI-Anforderungserhebung einen vielfach bewährten strukturierten Ablaufplan. Dieser wird auf die jeweilige Aufgabenstellung, Zielsetzung und den Unternehmenskontext adaptiert und durchläuft im Allgemeinen die folgenden wesentlichen Schritte:

      • Teilnehmeridentifikation, Zielsetzung, Fragebogendesign
      • Vorabinformation inklusive Fragebogenversand
      • Durchführung Anforderungsinterviews /-workshops
      • Dokumentation, Analyse, Schlussfolgerung, Konzeption
      • Ergebnispräsentation bzw. Abschlussworkshop

Phasen

Zu Beginn der BI-Anforderungserhebung sind mit Vorliegen der Zieldefinition zunächst die relevanten Teilnehmer zu identifizieren und ein zweckmäßiges Fragebogenlayout zu erarbeiten. Alle Adressaten werden dann frühzeitig per Mail oder persönlich über die geplante Initiative und die anstehenden Interviews respektive Workshops informiert und gebeten den zur Verfügung gestellten Fragenkatalog zu sichten und wenn möglich Antworten vorzubereiten. Anschließend werden die terminierten Befragungen gemäß des festgelegten Modus durchgeführt. Es kann hierbei auch sinnvoll sein, Teilnehmer mehr als einmal zu befragen, um bestimmte Unklarheiten, Verständnisprobleme oder Nachfragen in einer weiteren Sitzung abschließend klären zu können. Daraufhin schließt sich die Nachbereitungsphase an. Während dieser findet eine Dokumentation der gesamten Anforderungserhebung, der Befragungsrunden, der Analyseergebnisse inklusiver der gewonnenen Schlussfolgerungen und Erkenntnisse statt. Alle Aktivitäten münden im Ergebnis in ein Konzept mit Lösungsvorschlägen zur weiteren Vorgehensweise. Diese werden im Rahmen einer abschließenden Ergebnispräsentation vorgestellt und die möglichen nachfolgenden Schritte erarbeitet und gemeinsam abgestimmt.

Ergebnisse

Das Ergebnis der BI-Anforderungserhebung ist einerseits eine vollständige und umfassende Dokumentation der Ausgangssituation, der Rahmenbedingungen, den Zielen, des eigentlichen Erhebungsprozesses und der daraus resultierenden konsolidierten Befragungsergebnisse. Diese reflektieren geordnet den BI-Istzustand, positive sowie negative Beurteilungen des Status Quo, Anforderungen, Wünsche und Visionen und die letztlich davon abgeleiteten Konsequenzen und die möglichen Umsetzungskonzepte.

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