Success Story

Absatz- / Umsatzplanung für ein weltweit tätiges Maschinenbauunternehmen

Erfassung, Bewertung und Visualisierung strukturierter Informationen mittels SAP NetWeaver BW-IP

Innovative Unterstützung der Absatzplanung durch eine intelligente SAP NetWeaver BW-IP Lösung

Der Planungsprozess des Maschinenbauunternehmens verbindet mehrere Ebenen miteinander, die jeweils auf einander aufbauen: Angefangen mit einer mehrstufigen Absatzplanung (Perioden- und Jahresplanung), gefolgt von einer konkreten Produktionsplanung sowie einer Umsatzplanung. Dieser Planungsprozess wird nun vollständig systemtechnisch unterstützt durch eine intelligente Lösung, die auf dem SAP NetWeaver BW und SAP NetWeaver BW-IP (Integrierte Planung) basiert.

Ziel

Ziel dieses Projektes war eine Reduktion der Planungsobjekte, die Reduktion der Planungszeiten, die Verbesserung der Vorhersagegenauigkeit, die Verbesserung der Planungsunterstützung durch Ist-Daten sowie eine weitgehende Automatisierung der Planung.

Problemstellung

Die Absatzplanung stellt sich als mehrstufiger Prozess dar. In der ersten Stufe werden die monatlichen Planzahlen erfasst und validiert. In der zweiten Stufe werden diese Daten dann für das Abstimmungsmeeting aufbereitet. Nach der Planung des Disponenten werden die erfassten Daten im Abstimmungsmeeting validiert. In der dritten Stufe werden die Daten für konkrete Detailplanungen zur Verfügung gestellt und für das Controlling aufbereitet.

Parallel zu diesem monatlichen Prozess gibt es einmal im Jahr den Budgetplanungsprozess. Dieser entspricht im Wesentlichen dem monatlichen Planungsprozess, mit der Ergänzung, dass hier die Planung für 18 Monate vorgenommen wird.

Für die Auswertung und Analyse im Bereich Controlling müssen die Ergebnisse des Meetings wieder transformiert werden.

Ausgehend von der bereits existierenden Absatzplanung (Phase 1 und 2 der Planung) soll in der Phase 3 der machbare Umsatz und der finanzieller Ausblick implementiert werden. Um dieses Ziel zu erreichen, soll die bestehende Preisplanung für die Absatzplanung in Bezug auf den Bedienungskomfort und eine Komponente zur Planung der Intercompany-Preise der  Fakturastufen erweitert werden. Aus den existierenden Planungsdaten wird dann der machbare Umsatz abgeleitet. Dieser dient dann als Basis für die Konsolidierung bzw. Eliminierung der Intercompany-Effekten aus dem Gesamtergebnis.

Darüber hinaus müssen die heute gültigen Fakturawege nachgebildet werden.

Anforderungen

Neben der Abbildung des skizierten Planungsprozesses wurden weitere Anforderungen an das neu zu entwickelnde System gestellt. Es sollte eine Anwendung geschaffen werden, die es ermöglicht, vorher generierte Preise (Trade und Intercompany) zu modifizieren und sie vor allem für den Bereich „Controlling“ zur Verfügung zu stellen, um die weitere Zielsetziung einer Generierung von machbarem Umsatz und Detailplanungen zu ermöglichen. Für den Bereich der Produktion sollte außerdem ein Tool entwickelt werden, welches die Möglickeit eröffnet, die in der Grobplanung verabschiedeten Zahlen auf detailliertere Ebenen herunterzubrechen und eine Feinplanung vornehmen zu können. Es wurde weiterhin gefordert, die Planung mit Hilfe von Berechtigungen zu steuern sowie einen einfachen Workflow-Prozess zu implementiren (STS). In der Datenbereitstellung stellte sich die Herausforderung einer sehr komplexen Datenbereitstellung und Verarbeitung (Bestandsverrechnung, Vorgänger- Nachfolger Logik, künstliche Organisationseinheiten usw.). Es wurde dabei auch auf Datentöpfe aus dem SD und COPA zugegriffen, die schon in vorangegangen Projekten implementiert wurden.

Die IT-Abteilung verlangte darüber hinaus nach einer Lösung, die sich an der firmeninternen IT-Strategie mit SAP als Basistechnologie orientieren sollte. Alle Analyse- und Datenerfassungslösungen müssen dabei auf der SAP NetWeaver BW / BI Plattform abgebildet werden. Die Anzahl der Schnittstellen sollte möglichst gering gehalten und die Nutzungsmöglichkeit des vorhandenden internen SAP IT- Knowhows gewährleistet werden. Neben den technologischen Anforderungen wurde als Entwicklungsziel vereinbart, dass die neue Lösung möglichst lizenzkostenneutral sein sollte: Die Anwendung musste so konfiguriert sein, dass sie ohne Investitionen in neue Hardware und Software auskommt und dauerhaft einsatzfähig ist.

Lösungsansatz

Da eine Nutzung verfügbarer SAP Standardkomponenten die Anforderungen zur Gänze abdeckte, wurde die Entwicklung im reinen SAP BW Standard durchgeführt.

Für die gesamte Datenhaltung aller Bewegungs-, Stamm- und Steuerungsdaten wird in der Lösung auf Standardobjekten des SAP NetWeaver BW aufgesetzt. Die Datenerfassung von quantitativen Informationen erfolgt über die Integrierte Planung des SAP NetWeaver BW. Zur Abbildung des Workflows wurde auf die Komponente STS (Status Tracking System) zurückgegriffen.

Realisiert wurde die gesamte Businesslogik der Applikation über Standardobjekte des SAP NetWeaver BW sowie SAP ABAP und folgt damit dem SAP Technologiestandard. Das gesamte Frontend der Planung wurde mit dem Web Application Designer (ergänzt durch JavaScript-Funktionen) umgesetzt.

Nutzen

Als Ergebnis liegt eine integrierte Planungslösung vor, die die unterschiedlichen Teilaspekte des Planungsprozesses durchgängig abdeckt.

Ergebnisse der Entwicklungsarbeit:

• Erfassung und Bewertung strukturierter Informationen innerhalb des SAP NetWeaver BW-IP
• Hervorragende SAP NetWeaver BW Integration
• Hohe Flexibilität
• Benutzerfreundliches Frontend
• Administrierbarkeit durch den Fachbereich

Fazit

Es wurde eine flexible und innovative Lösung gefunden, die alle Zielvorgaben des Anforderungskatalogs erfüllt. Sie basiert auf SAP Standardtechnologien im Bereich Business Intelligence.

Abbildung integrierter Planungsprozesse mittels SAP® NetWeaver BW-IP

Innovative Unterstützung der Jahresplanung durch eine integrierte Planungslösung auf Basis SAP NetWeaver BW IP

Planungsprozesse in größeren mittelständischen Unternehmen sind dadurch gekennzeichnet, dass sie komplexe Anforderungen abbilden müssen, flexibel anpassbar sein sollen, auf unterschiedliche Anwendergruppen ausgerichtet sind und weltweit für diverse Märkte zum Einsatz kommen. Darüber hinaus zeichnen sie sich dadurch aus, dass je nach Fokus der jeweiligen Planung unterschiedliche Detaillierungsgrade und Planungshorizonte abzubilden sind. Hierbei kommt einem optimalen Zusammenspiel aus dezentraler Planung und zentraler Datenhaltung und –auswertung erhöhte Bedeutung zu.

Zur Abbildung dieser Anforderungen wurde eine systemtechnisch vollständig integrierte Lösung umgesetzt, die auf dem SAP® NetWeaver BW und der SAP NetWeaver BW-IP (Integrierten Planung) basiert.

Problemstellung

Basis für die unterschiedlichen Szenarien der jährlichen Planungen bilden zentral verfügbare Stammdaten für die einzelnen zu beplanenden Gesellschaften sowie thematisch abzubildenden Produkte einer Produkthierarchie.

Historisch gewachsen kamen für die einzelnen Aspekte der Jahresplanung unterschiedliche Tools und Frontends zum Einsatz, die jeweils für sich auf den Aspekt der Teillösung ausgerichtet waren, jedoch integrative Ansätze nicht ausreichend berücksichtigten.

Diese Teillösungen bezogen ihre Basisdaten aus dem SAP NetWeaver BW, unterschiedlichen Drittsystemen sowie zumeist Excel-basierten Insellösungen.

Die jeweiligen Frontends wurden über unterschiedliche Mechanismen manuell oder teilautomatisiert mit Basisdaten bestückt.

Hierdurch ergaben sich im Wesentlichen die folgenden Schwachstellen:

• fehlende durchgängige Stammdatenhaltung
• Einsatz einer Vielzahl unterschiedlicher Tools im Rahmen der Planungsprozesse
• uneinheitliche Berechnungslogiken in den weltweiten Standorten und Insellösungen
• Anwachsen manueller Tätigkeiten (z.B. für Grundbefüllung der Planungsfrontends, Verteilung, Zusammenführung der Ergebnisse)
• fehlende Historisierung und Aufbereitung der Altdaten für Mehrjahresvergleiche und Analysen
• unzureichende Simulationsmöglichkeiten aufgrund fehlender Versionierungsansätze
• kein optimales paralleles Arbeiten im Rahmen des Planungsprozesses
• durchgängige Berechtigungssteuerung teilweise nur durch ergänzende manuelle Tätigkeiten möglich
• mangelhafte Interaktion der einzelnen Planungsprozesse

Die Komponenten der Jahresplanung stellten sich wie folgt dar:

Planung mit mittelfristiger Ausrichtung:

• dezentrale Abbildung der Planungsfunktionen mittels Excel
• halbautomatisierte Übertragung der Ergebnisse nach Powerpoint

Planung für Deckungsbeiträge:

• Absatzplanung in einem Drittsystem
• Durchführung der Deckungsbeitragsrechnung in einer unzureichend an neue Bedürfnisse anpassbaren Individualentwicklung

Planungszusammenstellung mit Plandaten unterschiedlicher Horizonte und Teilbereiche:

• manuelle Erfassung von Daten in Excelformularen
• halbautomatische Übertragung der Ergebnisse in eine Powerpointpräsentation

Prozessintegration:

• manuelle Befüllung von Excelsheets als Basis für die Planung
• Excelbasierte Erfassung von Zielwerten zu Absatz, Umsatz, Kosten sowie Ergebnis vor Steuern
• manuelle Zusammenführung der Daten

Anforderungen

Neben der Behebung der oben aufgeführten Schwachstellen gab es folgende weitere Ziele im Rahmen des Projekts:

• Bereitstellung einer einheitlichen integrierten und durchgängigen Planungslösung
• Durchgängige Nutzung der zentralen Datenhaltung im SAP Netweaver BW
• Integration der Daten aus unterschiedlichen Planungsszenarien
• Zentrale Bereitstellung der Ergebnisse der Planung für das Reporting inklusive der Abbildung einer durchgängigen Berechtigungssteuerung

Hierbei sollte ein optimaler Konsens gefunden werden zwischen den in den derzeit existierenden Lösungen vorhandenen Freiheiten und Komfortfunktionen für den Anwender sowie der Vereinheitlichung des Planungsprozesses im Gesamtkontext.

Die IT-Abteilung verlangte darüber hinaus nach einer Lösung, die sich strikt an der firmeninternen IT-Strategie mit SAP als Basistechnologie für alle Business Applikationen orientieren sollte. Alle Analyse- und Datenerfassungslösungen müssen dabei auf der SAP NetWeaver BW / BI Plattform abgebildet werden. Die Anzahl der Schnittstellen sollte möglichst gering gehalten und die Nutzungsmöglichkeit des vorhandenden internen SAP IT- Knowhows gewährleistet werden. Neben den technologischen Anforderungen wurde als Entwicklungsziel vereinbart, dass die neue Lösung möglichst lizenzkostenneutral sein sollte. Die Anwendung musste so konfiguriert sein, dass sie ohne Investitionen in neue Hardware und Software auskommt und dauerhaft einsatzfähig ist.

Lösungsansatz

Aufgrund der oben skizzierten Anforderungen entschied man sich für eine im Wesentlichen webbasierte Lösung auf Basis der Integrierten Planung des SAP NetWeaver BW. Da bereits früh absehbar war, dass nicht sämtliche Anforderungen im Standardumfang des BW-IP umsetzbar waren, wurde bereits zeitig konzeptionell berücksichtigt, dass fehlende Komponenten im Rahmen des SAP-Technologiestandards ergänzt, optimiert bzw. entwickelt werden mussten.

Für die gesamte Datenhaltung aller Stamm-, Bewegungs- und Steuerungsdaten wird in der Jahresplanung auf den Standardobjekte des SAP® NetWeaver BW aufgesetzt.

Realisiert wurden die Erweiterungen der Logik der Planungsanwendungen per SAP ABAP und SAP BSP und folgt damit dem SAP Technologiestandard. Anpassungen der Frontends der Jahresplanung wurden ergänzend mit JavaScript in Kombination mit OpenSource-Bibliotheken umgesetzt. Weitere notwendige Features wie beispielsweise die Datenextraktion als Basis für die Excel-Planungspakete bzw. das Einlesen von Daten aus Fremdsystemen wurden als WebServices bereitgestellt und transparent in die Gesamtlösung integriert.

Die einzelnen Teilplanungslösungen beinhalten hierbei die folgenden Bestandteile.

Planung mit mittelfristiger Ausrichtung:

• Bereitstellung von Daten aus Vorperioden als Basis für die Planung
• Erfassungskomponenten für die neuen Planwerte auf Basis von SAP NetWeaver BW IP
• Bereitstellung von Komfortfunktionen zur Optimierung des Planungsprozesses (Versionierung, Kopierfunktionen, Anwendung von Verteilfunktionen sowie Ermitteln und Anwenden von Wachstumsraten)
• Simulationsfunktionen

Planung der Deckungsbeiträge:

• Bereitstellung der Ist-Daten von Vorperioden als Basis für die Planung
• Bereitstellung von Basisdaten, die in die Deckungsbeitragsrechnung einfließen (Einkaufspreise, Verkaufspreise, Lieferkonditionen, Garnituren)
• Erfassungsfunktionen für die Plandaten sowie weitere Parameter der DB-Planung
• Bereitstellung von Komfortfunktionen zur Optimierung des Planungsprozesses (Versionierung, Kopierfunktionen, Anwendung von Verteilfunktionen und Umbewertungsfaktoren)

Planungszusammenstellung mit Plandaten unterschiedlicher Horizonte und Teilbereiche:

• Nutzung zentraler Datenbestände als Planungsbasis
• Übertragung der Datenbestände des SAP NetWeaver BW in vorbereitete Excel-Planungssheets
• Durchführung der eigentlichen Planung in Excel und somit Nutzung der dort gewohnten Funktionalitäten und Freiheiten
• Validierung  und automatisierte Übertragung der Daten ins SAP NetWeaver BW
• Bereitstellung der Excel-Daten für einheitliches Reporting im SAP NetWeaver BW

Prozessintegration

• Bereitstellung von Daten aus Vorperioden als Basis für die Planung
• Gesellschaftsbezogene Erfassung von Zielwerten für finanzwirtschaftliche Kennzahlen bezogen auf unterschiedliche Bereiche der Produkthierarchie
• Automatisierte Berechnung von Wachstumsraten und Vorschlagswerten für die Planung
• Bereitstellung der erfassten Daten zu Reporting- und Analysezwecken

Teillösungsübergreifend wurden folgende Funktionen und Optimierung zur Verfügung gestellt:

• Copy and Paste in Webformularen
• Kommentierungen der Planung
• Stammdatenpflege
• Ladefunktionen für Daten aus Fremdsystemen
• Abbildung einer durchgängigen Berechtigungssteuerung

Nutzen

Als Ergebnis liegen vier integrierte Planungslösungen mit unterschiedlichem Fokus vor, die in den Gesamtprozess der jährlichen Planung eingebettet sind und diesen durchgängig abbilden.

Die beabsichtigte Optimierung ist eingetreten.

• Abbildung eines einheitlichen Planungsprozesses über alle Gesellschaften
• Optimierung der Planungsdurchführung
• Nutzung einer einheitlichen Datenbasis
• Bereitstellung der Ergebnisse der Planung zu Reportingzwecken
• Abbildung von Versionierungs- und Archivierungslogiken
• Optimierung des Planungsprozesses durch DV-Entwicklungen im Rahmen des SAP Technologiestandards (Copy & Paste, Kommentierung, ,…)

Fazit

Es wurde eine flexible und innovative Lösung gefunden, die die Zielvorgaben des Anforderungskatalogs erfüllt. Sie basiert im Wesentlichen auf SAP Standardtechnologien im Bereich Business Intelligence in Verbindung mit Erweiterungsentwicklungen im SAP Technologiestandard.

Jahresbudgetplanung und rollierende Planung mittels SAP NetWeaver BW-IP zur Produktplanung eines mittelständisches Unternehmen

Aufbau einer Jahresbudgetplanung und rollierenden Planung für Produkte eines weltweit tätigen mittelständischen Unternehmens mittels einer Planungsanwendung auf Basis von SAP Netweaver BW und BW-Integrierter Planung

Eine durchgängige und toolunterstützte Planung bildet eine wesentliche Grundlage für einen effizienten Produktionsprozess in mittelständischen Unternehmen.

Zur Abbildung der Anforderungen wurde eine systemtechnisch vollständig integrierte Lösung umgesetzt, die auf dem SAP NetWeaver BW und SAP NetWeaver BW-IP (Integrierte Planung) basiert.

Problemstellung

Als Ausgangslage für die abzubildenden Anforderungen existierte im Unternehmen bereits eine Planungsanwendung auf Basis von SAP BW-Integrierter Planung, mit deren Hilfe aufbauend auf zentral hinterlegten Preisen Mengen und Umsätze zu Produkten und Zubehörteilen eines zentral verfügbaren Produktkatalogs geplant werden konnten.

Diese Altanwendung bestand sowohl aus einer Komponente für die Jahresbudgetplanung, die einmal im Jahr für die Budgetierung zum Einsatz kam, als auch aus einer Rollierungskomponente, die monatlich zu Einsatz kommen sollte. Die Datenhaltung der Anwendung basierte auf dem SAP Netweaver BW, die eigentliche Anwendung stand den Anwendern in Form von  webbasierten WAD-Templates zur Verfügung.

Die fehlende Akzeptanz und somit die fehlende Bereitschaft der Anwender, die Planungskomponente durchgängig zu nutzen, war im Wesentlichen durch eine nicht akzeptable Performance begründet.

Darüber hinaus hatte die Anwendung folgende Schwachstellen:

• Nutzung einer nicht durchgängig konsistenten Datenbasis
• Fehlende  durchgängige Integration in das Reporting
• Fehlende Möglichkeit im Rahmen des Planungsprozesses neue Materialien automatisiert mit in die Planung zu übernehmen

Anforderungen

Neben der Behebung der oben aufgeführten Schwachstellen gab es folgende weitere Funktionen, die im Rahmen des Projekts umgesetzt werden sollten:

• Vorbelegung der Planwerte auf Basis von gemittelten Vergangenheitswerten
• Einbau länderspezifischer Besonderheiten je nach Art des Quellsystems für die Istdaten (SAP R/3, Navision)
• Durchgängige Abbildung einer Freigabe- und Monitoringlösung für den Planungsprozess
• Durchgängige Abbildung einer Berechtigungssteuerung
• Einbau bestimmter Komfortfunktionen (Copy&Paste, Stammdatenpflege, Löschprotokollierung, Planungsabschluss etc.)

Die IT-Abteilung verlangte darüber hinaus nach einer Lösung, die sich strikt an der firmeninternen IT-Strategie mit SAP als Basistechnologie für alle Business Applikationen orientieren sollte und darüber hinaus einen hohen Anspruch an eine einfache Wartbarkeit erfüllt. Alle Analyse- und Datenerfassungslösungen müssen dabei auf der SAP NetWeaver BW / BI Plattform abgebildet werden. Die Anzahl der Schnittstellen sollte möglichst gering gehalten und die Nutzungsmöglichkeit des vorhandenden internen SAP IT- Knowhows gewährleistet werden.

Lösungsansatz

Aufgrund der oben skizzierten Anforderungen entschieden wir uns weiterhin für eine webbasierte Lösung auf Basis der Integrierten Planung des SAP NetWeaver BW.

Es wurde dabei darauf verzichtet, die bestehende Planungslösung zu optimieren, sondern stattdessen wurde eine vollständig neue Planungsanwendung aufgesetzt inkl. neuer Datenanbindung, neuen Datentöpfen, neuen Namensräumen, etc.

Für die gesamte Datenhaltung aller Stamm-, Bewegungs- und Steuerungsdaten wird weiterhin auf den Standardobjekten des SAP NetWeaver BW aufgesetzt.

Das Frontend wurde mittels Web-Templates des Web Application Designers bereitgestellt ergänzt um einige JavaScript-Komponenten, die zur Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit integriert wurden.

Die Basisdaten, die in die Jahresplanung einfließen, werden aus den gemittelten Planwerten der rollierenden Planung sowie Ist-Daten des aktuellen Jahres und des Vorjahres ermittelt.

Aufbauend auf diesen Daten sowie zentral eingegebener Gesamtbudgetvorgaben erfolgt eine Vorbelegung für die Jahresplanung und die Rollierung.

Neue Produkte, die in den Planungsprozess mit integriert werden sollen, werden je nach Quellsystem entweder im Rahmen eines nächtlichen Ladelaufs direkt in den Plancube übertragen oder können durch den Endanwender mittels eines spezielles Customizings zur Nutzung freigeschaltet werden.

Es wurden zwei separate Frontends für die Bereiche „Jahresbudgetplanung“ und „Rollierende Planung“ mittels BEx Queries und Web Application Designer Templates umgesetzt, die jedoch im Handling ähnlich aufgebaut sind, so dass der Einarbeitungsaufwand in die beiden neuen Anwendungen möglichst gering bleibt.

In den implementierten Planungsmasken trägt der Anwender seine Daten ein und gibt die Planung nach Fertigstellung frei, was zu einer Freigabe für das Reporting führt.

Über eine entsprechende Monitoringkomponente hat das zentrale Controlling jeweils Überblick über den aktuellen Stand der Planung und kann jeweils online sehen, welche Gesellschaft ihre Planung bereits abgeschlossen hat und welche Planungen noch in Arbeit sind.

Ergänzend werden diverse Funktionen zur Verfügung gestellt, die das Arbeiten mit den Daten vereinfachen, wie z.B.

• Umbewertung von Mengen und Preisen mit bestimmter mit fixen Faktoren
• Erfassung neuer Stammdaten für Folgemonate
• Übernahmefunktion zur Erstellung neuer Rollierungsversionen
• Nachtläufe zur Datenbereinigung, Datenaggregation und Performanceoptimierung
• Copy&Paste im Web zum Kopieren von Datenblöcken

Nutzen

Als Ergebnis liegt eine integrierte Planungsanwendung  mit den beiden Modulen „Jahresbudgetplanung“ und „Rollierende Planung“ vor.

Die beabsichtigte Optimierung, insbesondere mit Blick auf eine akzeptable Performance, ist eingetreten.

Nutzen im Detail:

• Abbildung eines einheitlichen Planungs- und Auswertungsprozesses über alle Gesellschaften
• Vereinheitlichung und Harmonisierung der Datenbasis durch Implementierung einheitlicher Ableitungsregeln im Frontend und im Backend
• Optimierung der Datenbereitstellung
• Berücksichigung gesellschaftspezifischer bzw. quellsystemspezifischer Einflussfaktoren und -parameter
• Bereitstellung der Ergebnisse zu Reportingzwecken
• Optimierung des Prozesses durch DV-Entwicklungen im Rahmen des SAP Technologiestandards (Copy&Paste, Stammdatenerfassung, Nachtlauf)

Fazit

Es wurde eine flexible und innovative Lösung gefunden, die die Zielvorgaben des Anforderungskatalogs erfüllt. Sie basiert auf SAP Standardtechnologien im Bereich Business Intelligence in Verbindung mit Erweiterungsentwicklungen im SAP Technologiestandard.

Abbildung von Informationen zu Deckungsbeiträgen einzelner Produkte mittels SAP NetWeaver BW-IP

Bereitstellung von Informationen zur Preisentwicklung und Deckungsbeitragsberechnung von Produkten durch eine integrierte Datawarehouselösung auf Basis SAP NetWeaver BW sowie Integrierter Planung

Transparenz darüber, wie sich Deckungsbeiträge auf Basis unterschiedlicher Kosten und Preise für einzelne Produkte entwickeln, stellen für mittelständische Unternehmen einen wichtige Aspekt dar, um sich langfristig mit ihren Produkten am Markt etablieren zu können.

Zur Abbildung der Anforderungen wurde eine systemtechnisch vollständig integrierte Lösung umgesetzt, die auf dem SAP NetWeaver BW und SAP NetWeaver BW-IP (Integrierte Planung) basiert.

Problemstellung

Als Basis für die abzubildenden und zu integrierenden Informationen liegen zentral verfügbare Stammdaten zu relevanten Gesellschaften sowie thematisch abzubildenden Produkte einer Produkthierarchie vor. Darüber hinaus existieren für die Berechnung der Deckungsbeiträge sowie die Abbildung unterschiedlicher Preis- und Kostenaspekte Verkaufspreise und Herstellkosten in ggf. unterschiedlichen Währungen.

Diese Daten kommen originär aus SAP R/3-Systemen und sollten im Rahmen des Projekts in einer integrierten Sicht bereitgestellt werden.

Bisher lagen die für eine durchgängige Abbildung der Preisinformationen relevanten Informationen in unterschiedlichen getrennten Datentöpfen vor, die teilweise unterschiedlich geschlüsselt waren, zu unterschiedlichen Zeitpunkten einen unterschiedlichen Aktualitätsstand aufwiesen sowie nicht durchgängig durch ein Berechtigungskonstrukt geschützt waren.

Frontends für einzelne Teilbereiche standen ebenfalls nicht zur Verfügung.

Hierdurch ergaben sich im Wesentlichen die folgenden Schwachstellen.

• fehlende durchgängige Stammdatennutzung
• Einsatz einer Vielzahl unterschiedlicher Tools, um die Daten zusammenzuführen
• uneinheitliche Berechnungslogiken in den einzelnen Gesellschaften (z.B. bei Währungsumrechnungen)
• hoher manueller Aufwand zur Zusammenstellung benötigter Daten
• fehlende Historisierung und Aufbereitung der Altdaten für Mehrjahresvergleiche und Analysen
• unzureichende Simulationsmöglichkeiten aufgrund fehlender Versionierungsansätze
• durchgängige Berechtigungssteuerung teilweise nur durch ergänzende manuelle Tätigkeiten möglich

Anforderungen

Neben der Behebung der oben aufgeführten Schwachstellen gab es folgende weitere Ziele im Rahmen des Projekts:

• Bereitstellung einer einheitlichen integrierten und durchgängigen Auswertungsoberfläche
• Durchgängige Nutzung der zentralen Datenhaltung im SAP Netweaver BW
• Zentrale Bereitstellung der Ergebnisse der Analysen für das Reporting inklusive der Abbildung einer durchgängigen Berechtigungssteuerung

Die IT-Abteilung verlangte darüber hinaus nach einer Lösung, die sich strikt an der firmeninternen IT-Strategie mit SAP als Basistechnologie für alle Business Applikationen orientieren sollte. Alle Analyse- und Datenerfassungslösungen müssen dabei auf der SAP NetWeaver BW / BI Plattform abgebildet werden. Die Anzahl der Schnittstellen sollte möglichst gering gehalten und die Nutzungsmöglichkeit des vorhandenden internen SAP IT- Knowhows gewährleistet werden. Neben den technologischen Anforderungen wurde als Entwicklungsziel vereinbart, dass die neue Lösung möglichst lizenzkostenneutral sein sollte. Die Anwendung musste so konfiguriert sein, dass sie ohne Investitionen in neue Hardware und Software auskommt und dauerhaft einsatzfähig ist.

Lösungsansatz

Aufgrund der oben skizzierten Anforderungen entschieden wir uns für eine webbasierte Lösung auf Basis der Integrierten Planung des SAP NetWeaver BW.

Für die gesamte Datenhaltung aller Stamm-, Bewegungs- und Steuerungsdaten wird auf den Standardobjekten des SAP NetWeaver BW aufgesetzt.

Das Frontend wurde mittels Web-Templates des Web Application Designers bereitgestellt ergänzt um einige JavaScript-Komponenten, die zur Erhöhung der Benutzerfreundlichkeit integriert wurden.

Die Basisdaten, die in die Berechnungen einfließen, wurden in einer zentralen Dateneingangsschicht bereitgestellt. Aufbauend auf diesen Daten können nun monatlich neue Grundversionen erstellt werden, in denen die Preis- und Kosteninformationen durchgängig dargestellt werden sowie Deckungsbeiträge unter Berücksichtigung gesellschaftsspezifischer Gegebenheiten ausgewiesen werden.

Darüber hinaus werden diverse Funktionen zur Verfügung gestellt, die das Arbeiten mit den Daten vereinfachen, wie z.B.

• Bewertung mit weiteren Währungsumrechnungskursen  
• Umbewertung bestimmter Preise und Kosten mit fixen Faktoren
• Kommentierungsmöglichkeiten der einzelnen Simulationen
• Versionierungen
• Erfassung neuer Stammdaten für Folgemonate
• Übernahme von Einzeldaten aus Vormonaten
• Automatische Erzeugung fehlender Datenbestände aus Versionen nach vorgegebenen fachlichen Regeln

Nutzen

Als Ergebnis liegt eine integrierte Auswertungs- und Analyseoberfläche vor, mit deren Hilfe zusammenhängende Preis- und Kosteninformationen effizient ausgewertet werden können.

Die beabsichtigte Optimierung ist eingetreten.

• Abbildung eines einheitlichen Auswertungsprozesses über alle Gesellschaften
• Berücksichigung gesellschaftspezifischer Einflussfaktoren und -parameter
• Optimierung der Datenbereitstellung
• Nutzung einer einheitlichen Datenbasis
• Bereitstellung der Ergebnisse zu Reportingzwecken
• Abbildung von Versionierungs- und Simulationslogiken
• Optimierung des Prozesses durch DV-Entwicklungen im Rahmen des SAP Technologiestandards (Kommentierung, Stammdatenerfassung, …)

Fazit

Es wurde eine flexible und innovative Lösung gefunden, die die Zielvorgaben des Anforderungskatalogs erfüllt. Sie basiert auf SAP Standardtechnologien im Bereich Business Intelligence in Verbindung mit Erweiterungsentwicklungen im SAP Technologiestandard.

Entwicklung einer integrierten Erfassungs- und Auswertungslösung zur Unterstützung des Angebotsprozesses mittel HTML5-Frontend und SAP Netweaver BW-IP

Im Rahmen von Angebotsprozessen stellen

• die Bereitstellung einheitlicher Basisdaten
• die dezentrale Erfassung von Angebotsdaten
• die zentrale Auswertung und der zentrale Vergleich der Daten sowie
• eine durchgängige Workflowunterstützung     
• wesentliche Erfolgsfaktoren dar. Die unten skizzierte Lösung zeigt eine Umsetzung einer Lösung mittels standardisierter SAP- und Web-Technologien.

Problemstellung

Bei der Planung und Errichtung von Windparks werden basierend auf den kunden- und projektabhängigen Anforderungen die entsprechenden Windkraftanlagen konfiguriert, welche teilweise unternehmensintern entwickelt und teilweise vom externen Zulieferern bereitgestellt werden. Die Errichtung der Anlagen wird extern erbracht. Hierzu stehen verschiedene Zulieferer zur Verfügung, welche per Email zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Der Prozess der Angebotsabgabe wurde bisher durch interne Mitarbeiter initiiert, in dem passend zu dem jeweiligen Angebot / der jeweiligen Konfiguration ein komplexes Excel-Dokument erzeugt und per E-Mail an die ausgewählten Lieferanten versandt wurde. Der Lieferant hatte nun die Möglichkeit, Preise für die jeweiligen Komponenten, die zugehörigen Transport- und Produktionskosten, Kommentare und Lieferbedingungen in diesem Excel-Dokument einzutragen. Anschließend wurde das Excel-Dokument per E-Mail zurück an den zuständigen Sachbearbeiter gesendet.

Dadurch ergeben sich komplexe, unübersichtliche und dezentrale Sammlungen von Angeboten, welche manuell zusammengestellt werden müssen, um eine Übersicht über die abgegebenen Angebote zu erhalten und den Entscheidungsprozess zur Auswahl eines Anbieters zu unterstützen. Zudem ist die Datenqualität bei ausgefüllten Excel-Dokumenten häufig schlecht, was eine Vergleichbarkeit der Daten zusätzlich erschwert.

Anforderungen

Ein großes Problem bei der bisherigen Lösung war der manuelle Aufwand, welcher durch das Vorbereiten der Angebotsvorlagen entsteht, sowie die notwendigen manuellen Schritte zum Versand der Angebotsvorlagen.
Die Erfassung der Angebotsdaten in Form von Excel-Dokumenten, mit nur eingeschränkter Datenvalidierung, manuell notwendiger Währungsumrechnung und der nachträglich notwendigen Zusammenfassung der unterschiedlichen Angebote erschwert die Auswertung der Angebote zusätzlich.

Hauptanforderung lag somit darin, die oben skizzierten Schwachstellen zu beseitigen, die manuellen Arbeiten zu reduzieren, einheitliche Basisdaten bereitzustellen und am Ende der Angebotsprozesses eine Datengrundlagen bereitzustellen, die eine einfaches Vergleichen und Ranking der abgegebenen Angebote zulässt.

Lösungsansatz

Die Grundidee zur Vereinfachung war es, die Vorbereitung der Angebotsvorlagen weitestgehend zu automatisieren und die Erfassung der Daten zu zentralisieren. Es liegt auf der Hand, dass dies mit den bisherigen Mitteln wie manuellem E-Mail-Verkehr und komplexen Excel-Sheets nur mit hohem Zeitaufwand zu bewerkstelligen ist.

Zur Optimierung des bisherigen Prozesses wurde eine webbasierte Lösung auf modernen Web-Technologien wie z.B. HTML5 gewählt. Eine solche serverbasierte Lösung stellt eine zentrale Datenhaltung und Datenvalidierung sicher. Der Einsatz von Web-Technologien vereinfacht zudem den Zugriff auf die Datenerfassung, da sowohl intern als auch die Lieferanten mit derselben Datenbasis arbeiten.

Da die erfassten Angebotsdaten später innerhalb des SAP BW mit Integrierter Planung (BW-IP) ausgewertet und ergänzt werden sollten, lag es nahe die Erfassung direkt auf dem SAP Web Application Server auszuführen und die Daten innerhalb des SAP BW zu speichern. Dadurch ist keine Schnittstelle zwischen der Datenhaltung einer externen Datenerfassung (z.B. MySQL Server) und dem SAP BW notwendig. Der Zugriff aus dem Internet auf die Erfassungsmaske wird durch einen vorgelagerten Proxy-Server und SSL sichergestellt.

Bei der technischen Umsetzung wurde der Ansatz der RESTful Web services gewählt. Die wesentlichen Teile der Anwendung bestehen hierbei aus einzelnen Ressourcen (z.B. Projekte, Turmtypen, Varianten oder Angebote) welche über ihren „Unique Resource Identifier“ (URI) mit den HTTP-Methoden (z.B. GET, PUT, POST, DELETE) angesprochen werden können.

Da sich für den Einsatz eines Web-Service entschieden wurde, lag es nahe die Angebotserfassung in einer AJAX-getriebenen Web-Anwendung zu implementieren.

Nach Abschluss der Eingabe durch die Lieferanten sowie Abschluss des gesamten Angebotsprozesses durch interne Mitarbeiter werden die Daten regelmäßig mit Standard-SAP-Technologien in die entsprechenden Auswertungscubes des SAP BW übertragen und können dort mittels BW-Integrierter Planung ergänzt und mittels WAD- und BEx-Technologien visualisiert, gerankt und verglichen werden.

Der Workflowansatz wird u.a. unterstützt durch Freigabemechanismen für die Bearbeitung der Daten, Email-Notification bei Start des Angebotsprozesses sowie Sperren der Eingabemöglichkeiten nach Abschluss des Angebotsprozesses.

Nutzen

Als Ergebnis liegt eine integrierte IT-Lösung vor, die die Schwachstellen der bisherigen Excel-basierenden Lösung beseitigt. Im Einzelnen wurden die folgenden Verbesserungen errreicht:

• Bereitstellung zentraler Stamm- und Konfigurationsdaten im SAP BW
• Optimierte Angebotsdatenerfassung mit Stammdaten aus dem SAP BW (z.B. Projekte und Turmkonfigurationen)
• Verbesserte Datenqualität durch standardisierte und validierte Eingabemechanismen
• Nutzung unterschiedlicher Eingabewährungen und automatisierte Währungsumrechnung unter Verwendung von SAP-Standardumrechnungsmechanismen
• Vollständige Integration in die SAP Landschaft: Alle Daten sind direkt im SAP BW zur weiteren Verwendung verfügbar
• Automatisierte E-Mail Benachrichtigungen
• Workflow-Unterstützung
• Automatische Summenberechnung
• Durchgängige Integration in das SAP-Berechtigungsmanagement des SAP BW
• Einsatz moderner Webtechnologien, wie HTML5, angularJS, RESTful Web services

Fazit

Es wurde eine innovative und moderne Lösung gefunden, welche sich nahtlos in den SAP Standardtechnologien (Verwendung von Stammdaten, Planung mit SAP BW IP und Reporting mit SAP Bex) integriert. Die Prozessabläufe wurden deutlich verbessert, so dass der gesamte Angebotsprozess deutlich schneller ist.

Umsetzung einer integrierten BI-Lösung zur Kalkulation von Angeboten für Windparks mittels SAP NetWeaver BW-IP für ein mittelständisches Unternehmen

Innovative Unterstützung der Angebotskalkulation für Windparks durch eine integrierte Planungslösung auf Basis von SAP NetWeaver und BW Integrierter Planung.

Einheitliche Basisinformationen und Berechnungslogiken, Kalkulationen in unterschiedlichen Währungen und Versionierungsmöglichkeiten in Verbindung mit dynamisch konfigurierbaren Bearbeitungsschritten stellen wesentliche Eckdaten von Angebotserstellungsprozessen in größeren mittelständischen Unternehmen dar. Komplexe Anforderungen müssen abgebildet werden, flexibel anpassbar sein, auf unterschiedliche Kunden ausgerichtet und weltweit für diverse Märkte zum Einsatz kommen. Darüber hinaus müssen die erfassten Daten ohne großen Zeitaufwand zentral auswertbar und in unterschiedlichen Detaillierungsgraden und Tools bereitgestellt werden können. Hierbei kommt einem optimalen Zusammenspiel aus dezentraler Erfassung und zentraler Datenhaltung, -kalkulation und -auswertung erhöhte Bedeutung zu.

Zur Abbildung dieser Anforderungen wurde eine systemtechnisch vollständig integrierte Lösung umgesetzt, die auf dem SAP NetWeaver BW und der SAP NetWeaver BW-IP (Integrierten Planung) basiert.

Problemstellung

Als Grundlage standen unterschiedlichste Kalkulationen auf Basis von MS Excel zur Verfügung. Templates für die Kalkulationen wurden mit entsprechend hinterlegten Stammdaten und Währungskursen in regelmäßigen Abständen von einer zentralen Stelle bereitgestellt.

Der Austausch von Stammdaten sowie Basisdaten zu Kosten und Preisen einzelner Komponenten wurde über Bereitstellung von neuen Templates abgebildet.

Alte Kalkulationen wurden mittels aufwändiger und fehleranfälliger Copy&Paste-Aktivitäten in das neue Template übertragen. Eine Versionierung konnte nur durch ein Kopieren der Excelarbeitsmappen vorgenommen werden. Ein paralleles Arbeiten an einer Kalkulation durch unterschiedliche Personen war nicht möglich.

Zentrale Auswertungen wurden erzeugt, in dem die unterschiedlichen Kalulationen mit viel manuellem Aufwand in zentrale Arbeitsmappen kopiert wurden und dort mit (fehleranfälligen) Excelfunktionen zu zentralen Auswertungen verlinkt wurden.

Darüber hinaus wurden halbmanuell Auswertungen in Powerpoint übertragen und in grafischer Form aufbereitet.

Hierdurch ergaben sich im Wesentlichen die folgenden Schwachstellen:

• fehlende durchgängige Stammdatenhaltung
• uneinheitliche Berechnungslogiken in den weltweiten Projekten und Insellösungen
• Anwachsen manueller Tätigkeiten (z.B. für Grundbefüllung des Kalkulationsfrontends, Verteilung, Zusammenführung der Ergebnisse)
• fehlende Historisierung und Aufbereitung der Altdaten für Mehrjahresvergleiche und Analysen
• unzureichende Simulationsmöglichkeiten aufgrund fehlender Versionierungsansätze
• mangelhafte Interaktion der einzelnen Kalkulationsprozesse

Die Komponenten der Angebotserstellung stellten sich innerhalb der Excel-Arbeitsmappen wie folgt dar:

• Haltung der zentralen Parameter sowie Kosten- und Preisinformationen auf versteckten Excel-Reitern
• Kalkulationen zu ca. 10 Detailaspekten der Gesamtkalkulation auf separaten Reitern
• Zusammenführen der aggregierten Daten der Teilkalulationen auf einem separaten zentralen Auswertungssheet (inkl. Verlinkung über diverse SVerweise)

Anforderungen

Neben der Behebung der oben aufgeführten Schwachstellen gab es folgende weitere Ziele im Rahmen des Projekts:

• Bereitstellung einer einheitlichen integrierten und durchgängigen Kalkulationslösung
• Durchgängige Nutzung der zentralen Datenhaltung im SAP Netweaver BW
• Bereitstellung einer Datenbasis für eine automatisierte Angebotserstellung ( Word-Dokumente ) in einer ersten Ausbaustufe
• Zentrale Bereitstellung der Ergebnisse der Kalkulationen für das Reporting inklusive der Abbildung einer durchgängigen Berechtigungssteuerung
• Einbau funktionaler Erweiterungen (Abbildung von Teilparks, Einbau von Detailkalkulationen zu neuen Themenblöcken, Hochladen von Daten mittels csv-Schnittstelle)

Hierbei sollte ein optimaler Konsens gefunden werden zwischen den in den derzeit existierenden Lösungen vorhandenen Freiheiten und Komfortfunktionen für den Anwender sowie der Vereinheitlichung des Kalkulationsprozesses im Gesamtkontext.

Die IT-Abteilung verlangte darüber hinaus nach einer Lösung, die sich strikt an der firmeninternen IT-Strategie mit SAP als Basistechnologie für alle Business Applikationen orientieren sollte. Alle Analyse- und Datenerfassungslösungen müssen dabei auf der SAP NetWeaver BW / BI Plattform abgebildet werden. Die Anzahl der Schnittstellen sollte möglichst gering gehalten und die Nutzungsmöglichkeit des vorhandenden internen SAP IT- Knowhows gewährleistet werden. Neben den technologischen Anforderungen wurde als Entwicklungsziel vereinbart, dass die neue Lösung möglichst lizenzkostenneutral sein sollte. Die Anwendung musste so konfiguriert sein, dass sie ohne Investitionen in neue Hardware und Software auskommt und dauerhaft einsatzfähig ist.

Lösungsansatz

Aufgrund der oben skizzierten Anforderungen entschieden wir uns für eine webbasierte Lösung auf Basis der Integrierten Planung des SAP NetWeaver BW. Da bereits früh absehbar war, dass nicht sämtliche Anforderungen im Standardumfang des BW-IP umsetzbar waren, wurde bereits zeitig konzeptionell berücksichtigt, dass fehlende Komponenten im Rahmen des SAP-Technologiestandards ergänzt, optimiert bzw. entwickelt werden mussten.

Für die gesamte Datenhaltung aller Stamm-, Bewegungs- und Steuerungsdaten wird im Rahmen der Angebotskalkulation auf den Standardobjekten des SAP NetWeaver BW aufgesetzt.

Realisiert wurden die Erweiterungen der Logik der Planungsanwendungen per SAP ABAP und folgt damit dem SAP Technologiestandard. Anpassungen der Frontends der Kalkulationslösung wurden ergänzend mit JavaScript umgesetzt. Das Reporting erfolgt auf Basis von Bex Queries mittels BO-Tools (Web Intelligence, BO Analysis, etc.)

Nutzen

Als Ergebnis liegt eine integrierte BI-Lösung zur Kalkulation und Konfiguration von Windparks vor, die in den Gesamtprozess eingebettet sind und diesen durchgängig abbilden.
Die beabsichtigte Optimierung ist eingetreten.

• Abbildung eines einheitlichen Kalkulationsprozesses über alle Projekte
• Nutzung einer einheitlichen Datenbasis
• Bereitstellung der Ergebnisse der Kalkulationen zu Reportingzwecken
• Abbildung von Versionierungs- und Archivierungslogiken
• Optimierung des Prozesses durch DV-Entwicklungen im Rahmen des SAP Technologiestandards (Kommentierung, Stammdatenpflege, etc.)

Fazit

Es wurde eine flexible und innovative Lösung gefunden, die die Zielvorgaben des Anforderungskatalogs erfüllt. Sie basiert im Wesentlichen auf SAP Standardtechnologien im Bereich Business Intelligence in Verbindung mit Erweiterungsentwicklungen im SAP Technologiestandard.