Review der bestehenden BI Strategie einer deutschen Warenhauskette
Entwicklung erfolgreicher BI-Strategien mit dem ABRACON-Vorgehensmodell
Einführung, Betrieb, Weiterentwicklung und Pflege von beliebigen Planungs- und Reportinglösungen sowie Analytischen Applikationen lassen sich durch die Festlegung eines strategischen Business Intelligence Rahmens deutlich vereinfachen und signifikant optimieren. Durch die im Kontext einer BI-Strategie formulierten unternehmensweit und verbindlich einzusetzenden Architekturen, Systeme, Werkzeuge, Prozesse und auch organisatorischen Regularien wird ein Handlungsrahmen geschaffen, der nachweislich Umsetzungszeiträume verkürzt, Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definiert und allgemeine Standards schafft.
Sollte dieser gesetzte Rahmen allerdings nicht mehr ausreichend, vollständig, zeitgemäß sein oder schlimmer nicht gelebt werden, ist der reale Nutzen einer wie auch immer gestalteten BI-Strategie nicht mehr gegeben. In diesem Fall empfiehlt es sich das vorhandene Regelwerk einem Review zu unterziehen.
Ausgangssituation und Problemstellung
Die bei einer namhaften deutschen Warenhauskette vorhandene BI Strategie sollte im Rahmen eines BI Strategieprojekts bezogen auf die kundenseitige Vorgabe der Etablierung eines „Enterprise Data Warehouse“ überprüft werden. Wesentliche Gründe für die Durchführung der Strategieinitiative waren die vorhandene, historisch gewachsene und diversifizierte BI-Systemumgebung in Verbindung mit der höchst heterogenen Frontendlandschaft, die von der zuständigen IT-Abteilung nicht mehr beherrscht werden konnten. Dies führte systemlogisch dazu, dass jegliche Weiterentwicklungen extrem hohe Kosten verursachten und zudem fachbereichsseitig zu erheblichen Frustrationen führten.
Zielsetzung war es deshalb die vorhandene BI Strategie bezogen auf die folgenden Kernfragen qualifiziert zu analysieren:
- Ist die „3 Säulen“-BI Systemarchitektur mit den Softwarelieferanten SAP, IBM, SAS zweckmäßig?
- Welche Frontendtools sind sinnvoll?
- Wie können neue Themenfelder effizient integriert werden?
- Wie lässt sich die Kostenstruktur verbessern?
- Wie kann ein sinnvolles zeitliches Vorgehen aussehen?
Vorgehensweise
Um möglichst neutrale und systemunabhängige Projektergebnisse zu garantieren wurde ein Beratungsteam bestehend aus non-SAP BI Systemexperten, Organisations- und Strategieberatern und der ABRACON als ausgewiesener SAP BI Spezialist gebildet, welches sich mit der Feststellung, Dokumentation und Analyse der Stärken, Schwächen sowie Risiken der bestehenden Strategie auseinandersetzte und unter Einbezug von Best Practices entsprechende Handlungsempfehlungen für den Kunden gemeinschaftlich erarbeitete.
Durch umfangreiche fachliche und technische Interviewrunden in Verbindung mit tiefen System- und Dokumentenanalysen, wurden schnell folgende Kernprobleme bzw. Kritikpunkte bezogen auf das gesamte BI-System identifiziert:
- katastrophale Abfrageperformance im Reporting
- fehlende, dringend benötigte Berichtselemente (Merkmale, Kennzahlen, Dimensionen)
- fehlende Transparenz bezogen auf die verfügbaren Berichte und deren Organisation
- fehlende fachbereichsübergreifende Berichte
- fehlende Analysemöglichkeiten
- fehlende Berichtsfunktionalitäten
- nicht vorhandene Abstimmungsprozesse
Dies führte anschließend zur Feststellung der nachfolgenden Kernerkenntnisse:
- Es mangelte massiv an der Kommunikation zwischen IT und Fachbereich sowie zwischen den Fachbereichen
- Anforderungen an Berichte wurden nicht hinreichend erhoben und analysiert
- Schulungsmaßnahmen waren nicht ausreichend
- der Support war nicht sicher gestellt
- vorhandene Systeme und Werkzeuge wurden gar nicht oder nicht sinnvoll genutzt
Erreichte Ziele
Basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen wurde die bestehende BI Strategie umfangreich überarbeitet und vielschichtige Anpassungen konzeptionell ausgearbeitet. Diese umfassten im Wesentlichen:
- kurzfristige operative Korrekturmaßnahmen
- notwendige mittel- bis langfristige Prozessanpassungen
- notwendige Organisationsmodifikationen
- Festlegung einer unternehmensweiten BI-Architektur
- Neuausrichtung der umfassenden BI-Strategie