Success Story

Unternehmensweite SAP BI Strategieinitiative bei einem mittelständischen, serviceorientierten Spezialversandhandel

Entwicklung erfolgreicher BI-Strategien mit dem ABRACON-Vorgehensmodell

Einführung, Betrieb, Weiterentwicklung und Pflege von beliebigen Planungs- und Reportinglösungen sowie Analytischen Applikationen lassen sich durch die Festlegung eines strategischen Business Intelligence Rahmens deutlich vereinfachen und signifikant optimieren. Durch die im Kontext einer BI-Strategie formulierten unternehmensweit und verbindlich einzusetzenden Architekturen, Systeme, Werkzeuge, Prozesse und auch organisatorischen Regularien wird ein Handlungsrahmen geschaffen, der nachweislich Umsetzungszeiträume verkürzt, Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar definiert und allgemeine Standards schafft.

Durch den Einsatz unseres ABRACON Vorgehensmodells für beliebige BI-Strategieinitiativen wurde für einen mittelständischen, serviceorientierten, deutschen Spezialversandhändler in kürzester Zeit ein exakt auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnittene und von den realen Bedarfen analytisch und objektiv abgeleitete BI-Strategie entwickelt.

Ausgangssituation und Problemstellung

Die Ausgangssituation für die weitere Einführung von zusätzlichen SAP-BI-basierten Reportingprozessen war denkbar schlecht. Das Unternehmen setzt zwar seit einigen Jahren für das Unternehmensweite Reporting auf das SAP BW und auch schon bereits sehr früh auf SAP BO Komponenten. Allerdings war das Thema SAP BI im Unternehmen negativ besetzt, da die bereitgestellten Lösungen, die primär mit externer Dienstleisterunterstützung erstellt wurden, nicht zur Zufriedenheit der Endanwender zur Verfügung gestellt wurden. Folgende wesentlichen Probleme und Schwierigkeiten mussten wir bei Projektstart der SAP BI Strategieinitiative bilanzieren:

• Systemzustände speziell im Bereich der SAP BO Infrastruktur verursachten mehrwöchige Systemausfälle.
• Die Antwortzeiten im Reporting waren wesentlich zu lang.
• Datenladefenster für die tägliche Aktualisierung der benötigten Informationen aus den SAP ERP Quellsystemen reichten nicht mehr aus.
• Die Reportingoberfläche und die darin verfügbaren Funktionalitäten im Berichtswesen entsprachen nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik.
• Zudem war es den Fachbereichen nicht möglich eigenständig Berichte zu verändern oder zu erstellen und empfanden eine hohe Abhängigkeit von der eigenen IT und im speziellen von externem Wissen.

Diese Schiefstände galt es zu heilen und alle weiteren SAP BI-Aktivitäten in einen allgemeingültigen Kontext zu bringen. Ein weiteres erfolgloses SAP BI-Projekt konnte und wollte man sich nicht erlauben. Aus diesem Grund wurde zunächst die SAP BI Strategieinitiative initiiert.

Zielsetzung war es dabei eine Neuausrichtung bzw. Justierung der vorliegenden SAP BI Strategie in folgenden Kernaspekten vorzunehmen:

• SAP BI-Architektur und Systemlandschaft: Konzeption und Definition einer auf die Anforderungen und Rahmenbedingungen des Unternehmens passenden umfassenden SAP BI-Infrastruktur.
• SAP BI-Toolportfolio (Reporting und Planung): Erarbeitung und Festlegung eines individuellen und bedarfsgerechten Werkzeugkastens zur Abdeckung aller Berichts- und perspektivisch auch aller Planungs-Anforderungen.
• Roadmap: Skizzierung und Abstimmung einer sinnvollen Implementierungsreihenfolge aller notwendigen Architektur-, Struktur- oder Organisationsanpassungen sowie Festlegung einer kurz- und mittelfristigen Realisierungsabfolge für operativer BI-Projekte.
• Sizing: Definition der technischen Rahmenparameter des zweckmäßigen SAP BI-Systems.
• BI-Betriebs-/Supportmodell (inkl. Disaster Recovery): Konzeption und Festlegung eines organisatorischen Rahmens für den Betrieb des SAP BI-Systems.

Vorgehensweise

Neben der wichtigen System- und Dokumentensichtung, und der daran anschließenden BI-Systemanalyse wurde im Rahmen des Strategieprojektes der Fokus auf die Aspekte Bedarfsanalyse, Nutzerzufriedenheit und Gap-Analyse gelegt. Um eine effiziente und vollständige Erfassung und Aufnahme der fachseitigen BI-Anforderungen zu garantieren, wurden mit den Fachbereichen als auch mit der IT Interviews entlang eines im Vorfeld definierten, umfangreichen und strukturierten Fragebogens durchgeführt. Der Aufbau des Fragebogens erlaubte den Teilnehmern neben einer Einschätzung bzw. Bewertung des aktuellen BI-Systems und der Nennung des benötigten Funktionsumfangs zudem auch die Möglichkeit, frei und ohne direkte Vorgaben die Erwartungen und Anliegen – auch Visionen - an ein zukünftiges System zu formulieren.

Gemäß ABRACON-Vorgehensmodell fand anschließend die Auswertung und Analyse aller gesammelter Informationen und Eindrücke als weitere Phase auf dem Weg zu einer ganzheitlichen BI-Strategie statt. Zusammen mit den gewonnenen Feedback-Informationen aus Interviews und Fragebögen sowie dem „Screening“ der bestehenden BI-Systeme konnte ein bedarfs- und zukunftsorientiertes, umfangreiches sowie integriertes BI-Konzept für das Unternehmen individuell konzipiert werden.

Erreichte Ziele

Mit Abschluss des SAP BI Strategieprojekts liegt nun unserem Kunden ein umfangreicher SAP BI Handlungsrahmen mit architektonischen, technischen und organisatorischen Vorgaben für alle anstehenden und zukünftigen realen SAP BI-Umsetzungsprojekte vor. Die oben genannten Kernziele wurden damit im Rahmen des Projekts vollständige erreicht.

Darüber hinaus wurden Lösungen („quick wins“) für die kurzfristige Behebung der akuten, blockierenden und extrem dringenden Systemprobleme („system pains“) aufgezeigt und auch direkt von uns umgesetzt.