Berechtigungsworkflow

Ausgangssituation

Wer in Unternehmen oder Behörden Rollen, Zugriffsrechte und andere Berechtigungen für die im Einsatz befindlichen IT-Systeme verwalten muss, ist wirklich nicht zu beneiden: Permanent sind neue Mitarbeiter an die Systeme anzumelden, müssen Mitarbeiter, die nun in einem anderen Werk oder einer anderen Abteilung arbeiten, mit neuen Rollen und Berechtigungen ausgestattet werden, oder Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen, Zugriffsrechte entzogen werden. Und das in der Regel separat für jedes der verschiedenen IT-Systeme, egal ob SAP®-Systemlandschaften, -Module oder Nicht-SAP®-Systeme. Begleitet werden diese stetigen Veränderungen von Zugriffsrechten, Rollen und Berechtigungen durch unzählige elektronische und gedruckte Formulare, das Einholen der Zustimmungen, den Versand von Bestätigungen oder Ablehnungen sowie die Dokumentation des Genehmigungsprozesses. Die Folgen sind hoher administrativer Aufwand seitens des IT-Personals, verstärkte Fehleranfälligkeit und nur wenig Transparenz in der Frage, welcher Mitarbeiter eigentlich welche Rechte für welches System besitzt. Aber auch die Mitarbeiter, die neue Zugriffsrechte benötigen oder deren Rolle sich ändert, stehen oft vor einem unlösbaren Problem: Solange sie nicht als Mitarbeiter an einem System angemeldet sind, können sie keine Rechte dafür bekommen. Ohne diese Rechte können sie sich aber an dem System nicht anmelden. Allein durch diesen Umstand gehen in vielen Unternehmen etliche Arbeitsstunden verloren.

Lösung

ACURA von ABRACON stellt Unternehmen und Behörden eine zentrale SAP®-basierte Nutzerrechte-Verwaltung für alle SAP®- und auch Nicht-SAP®-Systeme zur Verfügung. Mit ACURA werden abstrakte fachliche Rollen wie Finanzvorstand, Sales Manager West oder Produktionsmitarbeiter Werk B eingerichtet, für die technische Profile hinterlegt werden. In den Profilen ist festgelegt, welche Zugriffsrechte oder sonstigen Berechtigungen die jeweilige Rolle an welchen Systemen hat. Erhält ein Mitarbeiter eine neue Rolle, kann er selbst als Antragsteller tätig werden. Das ins Intranet integrierte System verschickt automatisch eine Benachrichtigung an den im Profil hinterlegten Genehmiger. Dieser kann seine Genehmigung oder Ablehnung begründen. Nach der Freigabe der neuen Rolle erhält der Antragsteller eine entsprechende Mail und ACURA trägt ihn selbständig mit den der Rolle zugehörigen Zugriffsrechten in allen für seine Rolle hinterlegten Systemen ein. Entsprechend können Zugriffsrechte oder Berechtigungen auch entzogen werden.

Nutzenpotential

Effizienz
ACURA verringert den administrativen Aufwand:

Durch den automatisierten Ablauf von Antragstellung, Genehmigungs-Workflows und Vermerk der Nutzerrechte in die Systeme, entfällt das zeitraubende manuelle Eintragen eines Nutzers in den verschiedenen Systemen und Anwendungen. Mit ACURA ist die Nutzerrechte-Verwaltung nicht mehr administratorgesteuert, sondern nutzergetrieben. Das IT-Personal gewinnt damit Zeit für die Erledigung seiner eigentlichen Aufgaben.

Transparenz
ACURA schafft Transparenz:

Die Fragen, welche Nutzer auf welchen Systemen eigentlich welche Rechte haben, und wer diese Berechtigungen genehmigt hat, wird vom System automatisch beantwortet. Per Maus-Klick können sich Berechtigte bequem entsprechende Ansichten anzeigen lassen, sei es für das ganze Unternehmen, einzelne Abteilungen oder Werke oder sonstige organisatorischen Gliederungen.

Sicherheit
ACURA vermeidet Fehler:

Die automatisierte Eintragung von Berechtigungen führt dazu, dass Fehler gar nicht erst entstehen können. Denn wie leicht passiert es bei manuellen Eingaben, dass versehentlich falsche Rechte zugewiesen werden oder der Nutzer bestimmte Rechte gar nicht erst erhält? Da bei ACURA die Rollen mit technischen Profilen hinterlegt werden, ist diese Problematik bei ACURA völlig ausgeschlossen. IT-Administratoren ersparen sich damit zeitraubende Korrekturen und Nutzer können schneller an ihren Standorten arbeiten.

Flexibilität
ACURA macht flexibel:

Neue Abteilungen oder Standorte? Neue Rollen oder Berechtigungen? Kein Problem. Über die Anpassung oder das Neuanlegen von Rollen und technischen Profilen, sowie die Einrichtung des jeweils benötigten Genehmigungs-Workflows lassen sich mit ACURA Veränderungen flexibel, effizient und effektiv meistern.

Technologie und Systemvoraussetzungen

ACURA ist eine von ABRACON entwickelte Web-Anwendung, die auf dem Technologie-Standard Business Server Pages® von SAP® basiert. Systemvoraussetzung für die Nutzung von ACURA ist ein SAP® Web Application Server in der Version 6.40 oder höher bzw. die SAP® NetWeaver™-Technologie-Plattform. Auf Benutzerseite wird Internet Explorer ab Version 6 oder Firefox ab Version 2 benötigt.

Referenz

ACURA ist u.a. bei sanofi-aventis und Diehl AKO im Einsatz.

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