Success Story

Entwicklung einer integrierten Erfassungs- und Auswertungslösung zur Unterstützung des Angebotsprozesses mittel HTML5-Frontend und SAP Netweaver BW-IP

Im Rahmen von Angebotsprozessen stellen

• die Bereitstellung einheitlicher Basisdaten
• die dezentrale Erfassung von Angebotsdaten
• die zentrale Auswertung und der zentrale Vergleich der Daten sowie
• eine durchgängige Workflowunterstützung     
• wesentliche Erfolgsfaktoren dar. Die unten skizzierte Lösung zeigt eine Umsetzung einer Lösung mittels standardisierter SAP- und Web-Technologien.

Problemstellung

Bei der Planung und Errichtung von Windparks werden basierend auf den kunden- und projektabhängigen Anforderungen die entsprechenden Windkraftanlagen konfiguriert, welche teilweise unternehmensintern entwickelt und teilweise vom externen Zulieferern bereitgestellt werden. Die Errichtung der Anlagen wird extern erbracht. Hierzu stehen verschiedene Zulieferer zur Verfügung, welche per Email zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Der Prozess der Angebotsabgabe wurde bisher durch interne Mitarbeiter initiiert, in dem passend zu dem jeweiligen Angebot / der jeweiligen Konfiguration ein komplexes Excel-Dokument erzeugt und per E-Mail an die ausgewählten Lieferanten versandt wurde. Der Lieferant hatte nun die Möglichkeit, Preise für die jeweiligen Komponenten, die zugehörigen Transport- und Produktionskosten, Kommentare und Lieferbedingungen in diesem Excel-Dokument einzutragen. Anschließend wurde das Excel-Dokument per E-Mail zurück an den zuständigen Sachbearbeiter gesendet.

Dadurch ergeben sich komplexe, unübersichtliche und dezentrale Sammlungen von Angeboten, welche manuell zusammengestellt werden müssen, um eine Übersicht über die abgegebenen Angebote zu erhalten und den Entscheidungsprozess zur Auswahl eines Anbieters zu unterstützen. Zudem ist die Datenqualität bei ausgefüllten Excel-Dokumenten häufig schlecht, was eine Vergleichbarkeit der Daten zusätzlich erschwert.

Anforderungen

Ein großes Problem bei der bisherigen Lösung war der manuelle Aufwand, welcher durch das Vorbereiten der Angebotsvorlagen entsteht, sowie die notwendigen manuellen Schritte zum Versand der Angebotsvorlagen.
Die Erfassung der Angebotsdaten in Form von Excel-Dokumenten, mit nur eingeschränkter Datenvalidierung, manuell notwendiger Währungsumrechnung und der nachträglich notwendigen Zusammenfassung der unterschiedlichen Angebote erschwert die Auswertung der Angebote zusätzlich.

Hauptanforderung lag somit darin, die oben skizzierten Schwachstellen zu beseitigen, die manuellen Arbeiten zu reduzieren, einheitliche Basisdaten bereitzustellen und am Ende der Angebotsprozesses eine Datengrundlagen bereitzustellen, die eine einfaches Vergleichen und Ranking der abgegebenen Angebote zulässt.

Lösungsansatz

Die Grundidee zur Vereinfachung war es, die Vorbereitung der Angebotsvorlagen weitestgehend zu automatisieren und die Erfassung der Daten zu zentralisieren. Es liegt auf der Hand, dass dies mit den bisherigen Mitteln wie manuellem E-Mail-Verkehr und komplexen Excel-Sheets nur mit hohem Zeitaufwand zu bewerkstelligen ist.

Zur Optimierung des bisherigen Prozesses wurde eine webbasierte Lösung auf modernen Web-Technologien wie z.B. HTML5 gewählt. Eine solche serverbasierte Lösung stellt eine zentrale Datenhaltung und Datenvalidierung sicher. Der Einsatz von Web-Technologien vereinfacht zudem den Zugriff auf die Datenerfassung, da sowohl intern als auch die Lieferanten mit derselben Datenbasis arbeiten.

Da die erfassten Angebotsdaten später innerhalb des SAP BW mit Integrierter Planung (BW-IP) ausgewertet und ergänzt werden sollten, lag es nahe die Erfassung direkt auf dem SAP Web Application Server auszuführen und die Daten innerhalb des SAP BW zu speichern. Dadurch ist keine Schnittstelle zwischen der Datenhaltung einer externen Datenerfassung (z.B. MySQL Server) und dem SAP BW notwendig. Der Zugriff aus dem Internet auf die Erfassungsmaske wird durch einen vorgelagerten Proxy-Server und SSL sichergestellt.

Bei der technischen Umsetzung wurde der Ansatz der RESTful Web services gewählt. Die wesentlichen Teile der Anwendung bestehen hierbei aus einzelnen Ressourcen (z.B. Projekte, Turmtypen, Varianten oder Angebote) welche über ihren „Unique Resource Identifier“ (URI) mit den HTTP-Methoden (z.B. GET, PUT, POST, DELETE) angesprochen werden können.

Da sich für den Einsatz eines Web-Service entschieden wurde, lag es nahe die Angebotserfassung in einer AJAX-getriebenen Web-Anwendung zu implementieren.

Nach Abschluss der Eingabe durch die Lieferanten sowie Abschluss des gesamten Angebotsprozesses durch interne Mitarbeiter werden die Daten regelmäßig mit Standard-SAP-Technologien in die entsprechenden Auswertungscubes des SAP BW übertragen und können dort mittels BW-Integrierter Planung ergänzt und mittels WAD- und BEx-Technologien visualisiert, gerankt und verglichen werden.

Der Workflowansatz wird u.a. unterstützt durch Freigabemechanismen für die Bearbeitung der Daten, Email-Notification bei Start des Angebotsprozesses sowie Sperren der Eingabemöglichkeiten nach Abschluss des Angebotsprozesses.

Nutzen

Als Ergebnis liegt eine integrierte IT-Lösung vor, die die Schwachstellen der bisherigen Excel-basierenden Lösung beseitigt. Im Einzelnen wurden die folgenden Verbesserungen errreicht:

• Bereitstellung zentraler Stamm- und Konfigurationsdaten im SAP BW
• Optimierte Angebotsdatenerfassung mit Stammdaten aus dem SAP BW (z.B. Projekte und Turmkonfigurationen)
• Verbesserte Datenqualität durch standardisierte und validierte Eingabemechanismen
• Nutzung unterschiedlicher Eingabewährungen und automatisierte Währungsumrechnung unter Verwendung von SAP-Standardumrechnungsmechanismen
• Vollständige Integration in die SAP Landschaft: Alle Daten sind direkt im SAP BW zur weiteren Verwendung verfügbar
• Automatisierte E-Mail Benachrichtigungen
• Workflow-Unterstützung
• Automatische Summenberechnung
• Durchgängige Integration in das SAP-Berechtigungsmanagement des SAP BW
• Einsatz moderner Webtechnologien, wie HTML5, angularJS, RESTful Web services

Fazit

Es wurde eine innovative und moderne Lösung gefunden, welche sich nahtlos in den SAP Standardtechnologien (Verwendung von Stammdaten, Planung mit SAP BW IP und Reporting mit SAP Bex) integriert. Die Prozessabläufe wurden deutlich verbessert, so dass der gesamte Angebotsprozess deutlich schneller ist.