ABRACON SAC Housekeeping Tool

Reduzieren Sie die Lizenzkosten Ihrer SAC

Wenn Ihr Unternehmen die SAP Analytics Cloud nutzt, kennen Sie vermutlich das Problem: Mit der Verbreitung der Plattform im Unternehmen entsteht oft ein Wildwuchs an Nutzern und Inhalten.

Benutzerkonten werden angelegt und später vergessen. Teure Planungslizenzen sind Anwendern zugewiesen, die in der Praxis lediglich Dashboards betrachten. Viele Ad-hoc-Stories, duplizierte Datensätze und ungenutzte Modelle füllen das Repository. Das bremst das System und macht es den Anwendern schwerer, die verlässlichen Daten zu finden.

Für Administratoren bedeutet das vor allem mehr Arbeit und unnötige Kosten.

Das ABRACON SAC Housekeeping Tool ist eine Webanwendung auf der SAP BTP (Business Technology Platform). Es hilft dabei, administrative Aufgaben in der SAP Analytics Cloud zu automatisieren, ungenutzte Lizenzen freizugeben und die Systemumgebung aufzuräumen.

Unser Tool löst diese und weitere Herausforderungen durch fünf zentrale Module und ersetzt manuelle Aufgaben durch Automatisierung.

1. Cleanup inaktiver Benutzer: Zahlen Sie nicht länger für inaktive Benutzer

Ein Schritt zur SAC-Kostenreduzierung ist der Entzug von Lizenzen bei Benutzern, die sich nicht mehr anmelden. Das Modul identifiziert diese Konten automatisch. Damit Sie bestehende Workflows nicht versehentlich unterbrechen, behalten Sie über das Fiori-Dashboard die Kontrolle:

• System Overview & KPIs: Die Kacheln zeigen "Total Active Users", "Total Inactive Users" sowie die Lizenzauslastung (z.B. BI vs. Planning Professional).
• Konfiguration: Über die Einstellungen definieren Sie Schwellenwerte, beispielsweise 90 Tage Inaktivität.
• Whitelists: Bestimmte Konten wie Service-User, Management-Accounts oder Admins lassen sich auf eine Whitelist setzen. Sie sind von den Cleanup-Jobs dauerhaft ausgenommen.
• Audit-Tabelle: Das Tool protokolliert jede Aktion, sodass sie bei Bedarf rückgängig gemacht werden kann.

2. Planning License Audit: Planungslizensen optimieren

Nicht alle Lizenzen sind gleich teuer. Je nach Lizenzmodell sind Planungsmodelle oft um ein Vielfaches teurer als Standard BI-Lizenzen. Doch wie viele User mit Planungslizenz brauchen diese teure Lizenz auch wirklich?

Unser Modul für den SAC License Audit prüft gezielt alle aktiven User, die über eine Planungslizenz verfügen. Es scannt vollautomatisch, ob diese Nutzer innerhalb eines definierten Zeitraums tatsächliche Planungsaktionen ausgeführt haben.

Die daraus resultierende Übersicht zeigt Ihnen detailliert auf, welche Anwender das System lediglich für Business Intelligence (BI) nutzen. Durch das gezielte Downgrade dieser Nutzer von teuren Planungs- auf günstigere BI-Lizenzen können Sie sofortige und signifikante Kosteneinsparungen realisieren, ohne den Arbeitsalltag der betroffenen Mitarbeiter einzuschränken.

3. SAC Repository Cleanup:

Wenn Anwender sich durch viele veraltete Stories wühlen müssen, leidet das Vertrauen in die Datenplattform und die Übersicht verschlechtert sich. Das Modul für das SAC Repository Cleanup sucht nach nicht mehr verwendeten Ressourcen wie Stories, Modellen oder Insights.

Das Repository Cleanup bietet dafür folgende Funktionen:

• Filter: Sie filtern über 15 Unterkategorien – von Analytic Models über Stories bis zu Digital Boardrooms. Optionen wie "Include Archived" oder "Include Private Files" helfen bei der Eingrenzung
• Bereinigung: Sie markieren alte Ressourcen und können sie löschen oder archivieren.
• Transparenz: Jede Bereinigung wird protokolliert und bietet Ihnen eine klare Übersicht darüber, was wann archiviert oder gelöscht wurde.

4. User- & Team-Management per Templates

Das Modul bietet zudem eine Verwaltungsoberfläche für SAC-User und -Teams. Die manuelle Anlage neuer Mitarbeiter direkt in der SAC kostet oft Zeit und ist fehleranfällig. Das Template-basierte Provisioning des Tools kürzt diesen Prozess ab. Beim Anlegen eines neuen Benutzers wählen Sie über ein Dropdown-Menü einen "Template User" aus. Sie können entscheiden, ob die Eigenschaften der Vorlage auf den neuen Account übertragen werden sollen. Dazu gehören:

• Alle zugewiesenen Rollen
• Alle Team-Zugehörigkeiten

Diese Template-Funktion können Sie auch beim Erstellen ganzer Teams nutzen.

5. BDC-Lizenzoptimierer

Dieses Modul arbeitet mit den volumenbasierten Preisstaffeln von SAP. Es analysiert den Bedarf und zeigt Einsparpotenziale auf:

• Volumenauffüllung (Tier Padding): In manchen Preismodellen ist es günstiger, mehr Lizenzen zu kaufen. Wenn beispielsweise die benötigten Lizenzen im Bereich 150-199 Lizenzen zu je 15 € teurer sind als 200 Lizenzen zu je 12 € im nächsten Volumen-Tier und man z.B. 160+ Lizenzen braucht, rät der Optimizer zum Kauf weiterer Lizenzen.
• Strategische Upgrades: Das System berechnet, ob das bewusste Upgrade bestimmter Nutzer in eine höhere Lizenzklasse (BI -> Planning Standard) das Gesamtvolumen in eine günstigere Preisstaffel verschiebt.

Als Ergebnis erhalten Sie einen Einkaufsplan, der die aktuellen Kosten den optimierten Kosten gegenüberstellt.

SAP native Architektur

Wenn Sie eine SAC verwenden, haben Sie bereits alles um das ABRACON Housekeeping Tool direkt einsetzten zu können. Unser Tool baut vollständig auf der SAP BTP auf. Wir verwenden ausschließlich offizielle SAP-APIs.

• Sichere Architektur: Ein reaktionsschnelles SAP UI5-Frontend (Fiori-Design) sorgt für eine nahtlose User Experience, während das Backend sicher in der BTP Cloud Foundry läuft.
• Role-Based Access Control: Die Authentifizierung erfolgt über SAP XSUAA. Sie bestimmen, wer Zugriff auf das Tool haben soll.
• Lückenloses Audit-Trail: Jede Verschiebung im Repository, jede User-Deaktivierung und jede Wiederherstellung wird mit einem Zeitstempel in einer SAP HANA-Datenbank protokolliert.
• Multi-Tenant-Fähigkeit: Verwalten Sie mühelos mehrere SAC-Landschaften (Entwicklung, Test, Produktion) über hinterlegte BTP-Destinationen.

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre SAC-Landschaft

Hören Sie auf, für Lizenzen zu bezahlen, die Sie nicht nutzen, und lassen Sie nicht zu, dass Content-Wildwuchs Ihre SAC überfüllt.

Möchten Sie herausfinden, wie viel Budget Sie einsparen können? Kontaktieren Sie unser Team noch heute, um eine unverbindliche Demo des ABRACON SAC Housekeeping Tools zu vereinbaren und einen ersten Lizenz-Audit auf Ihrem Tenant durchzuführen.