Toolauswahl

Eine der Kernfragen im Rahmen der BI-Strategieentwicklung und auch während des produktiven Einsatzes von BI-Applikationen ist die Wahl des richtigen Frontendwerkzeugs. Grundsätzlich sollte nicht die Berichts- bzw. Planungsoberfläche im Zentrum der Betrachtung stehen, sondern die wirtschaftliche und effektive Nutzung von entscheidungsunterstützenden analytischen Anwendungen. Dennoch sorgt die Bereitstellung des richtigen Tools zugeschnitten auf den jeweiligen betrieblichen Anwendungsfall für eine enorme Identifikation und hohe Benutzerakzeptanz und damit letztlich für den Erfolg der zur Verfügung gestellten BI-Umgebung.

Leider gibt es nicht das einzig richtige Toolset für alle Unternehmen, Nutzer oder Anwendungsszenarien. Es existiert auch nicht – wie immer wieder von Anwendern eingefordert – ein einzelnes Produkt, welches alle Anforderungen auch hinreichend erfüllen kann. Das SAP BI Toolportfolio bietet allerdings ein Bündel an unterschiedlichen Werkzeugen für höchst divergente Anwendungskategorien, die, zweckmäßig für den Einzelfall ausgewählt, alle Anforderungen erfolgreich abdecken können.

Um den Auswahlprozess zu vereinfachen, zu beschleunigen und die Selektion am Ende zu objektivieren, setzen wir im Rahmen unseres Vorgehensmodells auf ein optimiertes und mittlerweile vielfach erfolgreich angewandtes Verfahren zur BI- bzw. Frontend-Toolauswahl.

Vorgehensweise und Methodik

Basis einer erfolgreichen und bedarfsgerechten Toolauswahl ist die Durchführung eines systematischen Anforderungsmanagements im Rahmen einer BI-Initiative und der daran anschließenden Ergebniskonsolidierung. Im Verlauf der Anforderungserhebung werden spezifische Fragestellungen zu den gewünschten Berichts- und Planungsumgebungen, dringend benötigten Funktionalitäten, positiv wie negativ empfundene Eigenschaften der verfügbaren BI-Lösungen und auch Wünsche bzw. Visionen bezogen auf zukünftige Angebote strukturiert erfasst und dokumentiert. Ausgehend von dieser umfassenden Bestandsaufnahme hat sich ein stufenweises Vorgehen zur Ableitung der kundenindividuellen Toolauswahl in folgenden aufeinander aufbauenden Schritten bewährt:

    • Vorstellung typischer Anwendungskategorien
      Im ersten Schritt werden relevante Anwendungskategorien für analytische und planerische Anwendungen bezogen auf ihre Ausrichtung, deren Nutzen sowie deren Einsatzbereiche vorgestellt und erläutert. Dazu zählen zum gegenwärtigen Zeitpunkt aus unserer Sicht die Kategorien Standardreporting, Dashboarding und Visualisierung, Ad hoc Reporting, OLAP Analyse, Self-Service BI, Explorative Datenanalyse, Simulations- sowie Vorhersagesysteme (Prediction).
    • Matching BI-Toolportfolio zu Anwendungskategorien
      Allen Anwendungskategorien lassen sich aus dem umfangreichen SAP BI Produktportfolio verschiedene – zum Teil auch mehrere alternative – Softwarelösungen zuordnen. Nicht immer ist eine genaue Abdeckung der Produkte zu den Anwendungskategorien gegeben, bzw. nicht alle Produkte erfüllen die entsprechenden Kriterien der jeweiligen Kategorie vollständig oder optimal. Selbstverständlich lassen sich auch vergleichbare non-SAP BI Produkte in die Kategorien einsortieren und sind im Rahmen des kundenindividuellen Auswahlverfahrens auch dringend zu beachten.
    • Definition unternehmensspezifischer Anforderungskategorien
      Erfahrungsgemäß reichen die allgemeingültigen Anforderungen an ein Tool einer Anwendungskategorie nicht aus, da jedes Unternehmen ganz spezifische eigene Bedarfe aufweist. Diese sind unbedingt zu berücksichtigen und in den Anforderungskatalog zur anschließenden Analyse aufzunehmen.
    • Vorauswahl
      Zur Beschleunigung des Analyseverfahrens wird im weiteren Toolauswahlprozess zunächst eine Vorauswahl vorgenommen. Im Kern findet eine Reduktion – faktisch eine Streichung – der für das Unternehmen zum aktuellen Zeitpunkt nicht relevanten Anwendungskategorien im Ganzen oder auch nur einzelner Produkte für die weitere Selektion statt. Gründe für die Nichtbetrachtung können dabei vielschichtig sein. Diese können in den Produkten selber begründet sein. BI-Tools der SAP, die von der SAP als nicht mehr strategisch eingestuft werden, fehlt die Zukunfts- und Investitionssicherheit und fallen damit aus dem Raster. Produkte deren Wartung nicht mehr vom Hersteller gewährleistet wird, sind ebenfalls zu vernachlässigen. Lösungen, in die in der Historie bereits umfangreiche Investitionen geflossen sind oder bei denen unternehmensintern ein breites Know-how vorhanden ist, können gegebenenfalls dennoch in der Liste der zur Auswahl stehenden Optionen verbleiben. Sollten wesentliche Anforderungen kundenseitig fehlen oder auch wenn die zu erwartende Investitionssumme für das Unternehmen bei der Wahl bestimmter Komponenten absolut nicht tragbar wäre, sind diese ebenfalls kritisch zu hinterfragen.
    • Evaluation
      Die verbliebenen Anwendungskategorien und die diesen zugeordneten SAP sowie non-SAP BI Tools, werden im folgenden zentralen Schritt analytisch evaluiert. Zu diesem Zweck werden den potentiellen Werkzeugen jeder Anwendungskategorie alle relevanten Anforderungskategorien gegenübergestellt. Besonders bedeutsame Anforderungskategorien werden dabei hervorgehoben und überproportional in die anschließende Bewertung einbezogen. Für die Anwendungskategorie nicht empfohlene Tools werden dabei nicht mehr betrachtet. Tools, die im Kontext einer Anwendungskategorie die meisten positiven Einschätzungen erhalten, stellen dann die besten Alternativen dar. Die Bewertung eines Features erfolgt dabei in überschaubaren vier Stufen von „gar nicht erfüllt“ (=leerer Kreis) bis „bestmöglich erfüllt“ (voller Kreis).

Toolauswahl

  • Empfehlung
    Abschließend wird auf der Grundlage der Evaluationsergebnisse für das Unternehmen und dessen spezifische Anforderungssituation ein entsprechendes umfassendes Toolset vorgeschlagen.

Ergebnisse

Endergebnis des beschriebenen Toolauswahlprozesses ist eine für das jeweilige Unternehmen nachvollziehbare und transparent, systematisch sowie nahezu analytisch abgeleitete Empfehlung der zweckmäßigerweise und anforderungsdeckend einzusetzenden BI-Werkzeuge.

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